檔案工作走向現(xiàn)代化離不開檔案信息化支撐和引領(lǐng)，檔案信息化已成為實(shí)現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級的重要途徑，是一項具有全局性、戰(zhàn)略性的工作。江蘇省在實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化過程中，如何抓住檔案信息化加快發(fā)展的黃金期，筆者結(jié)合實(shí)際工作，談幾點(diǎn)思考。

　　一、江蘇省檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

　　1.檔案信息化工作穩(wěn)步推進(jìn)。江蘇省委、省政府高度重視檔案信息化建設(shè)，積極推動檔案工作融入經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展大局，為江蘇省檔案工作走在全國前列創(chuàng)造條件。2016年，將“推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)”納入《江蘇省國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十三個五年規(guī)劃綱要》。2017年，《關(guān)于貫徹落實(shí)<國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要>的實(shí)施意見》把“建設(shè)數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室一體化綜合管理工程”作為一項重要內(nèi)容。同年3月，全省檔案信息化建設(shè)推進(jìn)會在常州召開，明確了“十三五”期間全省檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)與實(shí)現(xiàn)措施。同時，“啟動省數(shù)字檔案館建設(shè)項目，推動省級機(jī)關(guān)和市縣檔案信息化建設(shè)”“全面實(shí)施省數(shù)字檔案館建設(shè)”分別被列入省政府2017、2018年度十大主要任務(wù)百項重點(diǎn)工作。

　　2.檔案信息化建設(shè)初見成效。江蘇省各級檔案部門認(rèn)真貫徹國家、省有關(guān)方針政策，堅持將檔案信息化建設(shè)擺在檔案事業(yè)發(fā)展的重要位置，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，采取有效措施，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。目前，全省檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系初步形成，檔案數(shù)字信息資源建設(shè)總體進(jìn)展順利，檔案利用開發(fā)和共享開放的程度不斷提高，初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理以實(shí)體為重心向以信息為重心轉(zhuǎn)變。2018年，國家檔案局在江蘇省召開全國數(shù)字檔案室建設(shè)推進(jìn)會，推廣江蘇省的做法和經(jīng)驗(yàn)。截至2019年底，江蘇省擁有國家示范數(shù)字檔案館4家，國家級數(shù)字檔案館6家，國家示范數(shù)字檔案室3家。南京市建鄴區(qū)檔案館成為全國唯一的“雙示范”數(shù)字檔案館。

　　3.檔案信息化建設(shè)存在的薄弱環(huán)節(jié)。江蘇省檔案信息化建設(shè)成效明顯，但總體來說與江蘇經(jīng)濟(jì)文化大省的地位、與“全國領(lǐng)先、全面領(lǐng)先”目標(biāo)、與各行各業(yè)不斷加速發(fā)展的信息化進(jìn)程還不相適應(yīng)。主要原因有：一是認(rèn)識不到位，部分地區(qū)存在對檔案信息化建設(shè)理解不準(zhǔn)確、制度不健全、管理不到位、上下不聯(lián)動等情況;二是區(qū)域發(fā)展不平衡，財政經(jīng)費(fèi)保障不足，蘇南地區(qū)投入較大，蘇中地區(qū)好于蘇北地區(qū)，“南強(qiáng)北弱”特征明顯;三是專業(yè)力量不足，人才匱乏現(xiàn)象較為常見，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

　　二、檔案信息化建設(shè)認(rèn)識誤區(qū)

　　近年來，全省檔案部門高度重視檔案信息化工作，落實(shí)新發(fā)展理念，積極創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。但在實(shí)踐過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，一些部門和單位對檔案信息化建設(shè)理解片面，局限于三個“一”，即“一掃了之”“一包了之”“一評了之”，不可避免地走了一些彎路。

　　1.檔案資源一掃了之。一些單位和人員認(rèn)為檔案信息化就是數(shù)字化，將館(室)藏檔案全部數(shù)字化，檔案信息化建設(shè)就完成了。由于沒有真正理解檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，還常常錯誤地認(rèn)為本單位是“數(shù)字化檔案室”“數(shù)字化檔案館”。實(shí)際上，從國家層面到江蘇省的相關(guān)文件，尚無“數(shù)字化檔案室”“數(shù)字化檔案館”說法，準(zhǔn)確的說法應(yīng)該是“數(shù)字檔案室”“數(shù)字檔案館”。因此，我們必須要明確檔案信息化不等同于檔案數(shù)字化，兩者為包含關(guān)系，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)性工作之一。檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包含基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、信息資源建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)、安全保障體系建設(shè)等，各部門和單位要結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，有計劃、有步驟、有重點(diǎn)地分步實(shí)施。

　　2.檔案信息化工作一包了之。檔案信息化建設(shè)中，同樣還存在將全部建設(shè)任務(wù)交給中標(biāo)單位，當(dāng)甩手掌柜的現(xiàn)象，也就是我們說的“一包了之”。而這樣做存在較大風(fēng)險。企業(yè)只是對技術(shù)擅長，并不懂檔案業(yè)務(wù)，沒有檔案人員主導(dǎo)從實(shí)際出發(fā)，提出需求、把關(guān)方案、監(jiān)管建設(shè)，建設(shè)成果和預(yù)期的往往會大相徑庭。檔案信息化建設(shè)如果全部依賴公司，檔案事業(yè)發(fā)展的命脈就會掌握在他人手中，往往有需求時企業(yè)可能無法及時響應(yīng)，或是提出一些不合理的要求。甚至有些企業(yè)面臨倒閉風(fēng)險，那本單位的檔案工作就可能會癱瘓，嚴(yán)重影響檔案事業(yè)的發(fā)展。同時，我們還需認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)是由多方面內(nèi)容組成的，尤其是檔案資源建設(shè)，它是檔案信息化建設(shè)核心，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志，而這些都非企業(yè)能做到的。因此，檔案信息化建設(shè)應(yīng)該以建設(shè)單位為主，企業(yè)只是提供技術(shù)支撐。

　　3.數(shù)字檔案館(室)一評了之。2012年，江蘇省檔案局開展數(shù)字檔案館(室)等級評估。2014年，國家檔案局開展數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試。2016年，國家檔案局開展數(shù)字檔案室建設(shè)評價。這些測評為檔案信息化建設(shè)指引了方向，使數(shù)字檔案館(室)的建設(shè)更科學(xué)、安全和高效。但在實(shí)際操作中，一些單位與測評的宗旨相悖，為評而評，不可避免地出現(xiàn)了一些敷衍了事、應(yīng)付任務(wù)的現(xiàn)象。例如：臨時制定甚至直接抄襲一些制度，實(shí)際上并沒有真正執(zhí)行;臨時借用其他單位基礎(chǔ)設(shè)施;對一些質(zhì)量不過關(guān)的數(shù)據(jù)想辦法規(guī)避;需要日志、效果評價和點(diǎn)擊量的，安排專人臨時突擊。測評通過后，被測評單位覺得大功告成，可以松口氣了，檔案信息化建設(shè)也就步伐緩慢甚至止步不前。由于走入“一評了之”的誤區(qū)，建設(shè)目的不明確，檔案信息化建設(shè)效果往往大打折扣，不能很好地推動檔案事業(yè)發(fā)展。檔案信息化建設(shè)是一個長期的過程，一方面要很好地維護(hù)檔案信息化建設(shè)成果，使其發(fā)揮應(yīng)有的價值。另一方面，信息技術(shù)不斷進(jìn)步和發(fā)展，人民的需求也在不斷變化，檔案信息化建設(shè)需要不斷跟進(jìn)。

　　三、如何推動新時期檔案信息化工作

　　目前，江蘇省檔案信息化建設(shè)正面臨國際層面的迅猛發(fā)展和國內(nèi)你追我趕的緊迫局面，我們要保持清醒的頭腦，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，重新認(rèn)識檔案信息化工作，切實(shí)加快信息化和檔案工作的融合，推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。筆者認(rèn)為應(yīng)重視以下三方面。

　　1.重新認(rèn)識檔案信息化建設(shè)。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新，檔案管理對象從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理方式從手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，管理內(nèi)容從實(shí)體管理向內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，利用方式從來館查閱向網(wǎng)絡(luò)利用轉(zhuǎn)變[1]。我們要適應(yīng)轉(zhuǎn)變，與時俱進(jìn)、順勢而為，創(chuàng)新管理模式，助力檔案工作轉(zhuǎn)型升級。

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