摘　要：檔案安全管理對一個企業(yè)的運營情況至關(guān)重要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案顯然已經(jīng)無法滿足社會及企業(yè)發(fā)展的需要，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所替代。隨著電子檔案管理以計算機、網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，建立起檔案數(shù)據(jù)庫，在功能上已經(jīng)實現(xiàn)了全過程的收集、編目整理、內(nèi)容管理等各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了對照片、錄像、文字等資料的安全管理。但是，在完善電子檔案的過程中，其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)本身及管理員的業(yè)務(wù)水平也為檔案安全管理埋下隱患。

　　關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案,檔案管理,安全性,必要性

　　一、檔案安全管理的概念及內(nèi)容

　　對于一個企業(yè)來說，檔案安全管理工作是一項長期而具體的工作。檔案是一個企業(yè)的寶貴財富，是不可再生的資源，它的內(nèi)容涉及到商業(yè)機密和個人隱私等一系列問題。因此，一旦損壞、泄漏或者被不當利用，將會造成難以挽回的損失。檔案安全管理工作是檔案管理工作中最為重要的環(huán)節(jié)。計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使檔案管理進入了信息化和數(shù)字化。

　　檔案的安全管理是立檔單位及檔案室對檔案實體和信息內(nèi)容采取有效的保護措施，避免受到人為或者自然災(zāi)害的侵害，并使其處于安全保管狀態(tài)。加強檔案的安全管理工作主要是杜絕各種危害檔案的事件發(fā)生，并采取嚴格管理。預(yù)防為主、確保檔案安全的原則，目的是為了確保檔案資料的安全以最大限度的延長檔案的使用壽命。檔案安全管理主要包括：檔案的安全管理職責、檔案實體安全管理、檔案信息安全管理、電子檔案安全管理和檔案庫房安全管理工作等。

　　二、檔案安全管理的重要性

　　對公司管理來說，加強檔案管理是公司發(fā)展必不可少的環(huán)節(jié)。但是，在很多公司企業(yè)工作中，對檔案的安全管理還沒有受到人們的高度關(guān)注。這種情況下，只有加強檔案管理人員對檔案安全管理工作，才有利于公司企業(yè)各方面的發(fā)展，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多的利潤。

　　過去檔案的記錄都是紙質(zhì)的，如果管理不善一旦損壞就不能修復。因此，檔案管理工作面臨的最大威脅就是地震、洪水等一些自然災(zāi)害。為了減少檔案的安全損失，開展檔案安全管理工作是必不可少的。如今檔案的安全管理工作已經(jīng)發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)安全問題，現(xiàn)在的檔案管理都是由計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來記載的，主要是一些外在因素對計算機造成的損害;還有一部分是來自非法訪問、黑客入侵、信息被修改、最重要的是計算機病毒侵害造成的網(wǎng)絡(luò)癱瘓問題。如果對電子檔案缺乏備份的話，一旦出現(xiàn)問題就很難修復。因此，只有消除這些不安全的因素，才能實現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化。作為企業(yè)檔案管理人員，要進一步開展檔案安全管理的先決條件就是認識到企業(yè)檔案安全管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，并加強檔案管理人員對檔案安全管理的正確認識和理解。

　　三、企業(yè)如何做好信息時代企業(yè)檔案安全管理工作

　　1.首先要樹立檔案安全管理的意識

　　在企業(yè)的管理中，首先要樹立起檔案安全管理意識和理念，從而確保企業(yè)的利益和檔案的安全。目前，我國的一些企業(yè)，只注重企業(yè)的發(fā)展和實力，但對檔案的管理工作認識卻不夠深刻，所以樹立檔案安全管理意識尤為重要。企業(yè)加強對檔案的安全管理可以通過加強對檔案管理人員的培訓和教育，可以通過通告、會議、門戶網(wǎng)站等各種渠道有效提高檔案安全管理技能。

　　2.正確處理檔案的公開和保密之間的關(guān)系

　　建立健全安全管理制度，建立相應(yīng)的檔案管理制度對檔案安全管理工作順利進展有重要影響。在安全管理制度下，可以嚴格控制檔案的內(nèi)容及檔案的復印及部分檔案的記載在媒體公開發(fā)布，對泄漏企業(yè)機密和有損企業(yè)發(fā)展的行為給與嚴重處罰。為了預(yù)防電子檔案文件不受系統(tǒng)的威脅，可以對網(wǎng)絡(luò)進行設(shè)置系統(tǒng)防火墻、密碼訪問控制、建立備份或恢復系統(tǒng)。這樣在完善安全管理制度的基礎(chǔ)上，在加強對對電子文件歸檔系統(tǒng)的安全管理，從技術(shù)和管理兩方面保證了電子檔案的安全性，從而確保電子檔案信息的安全性。

　　3.完善檔案安全管理制度

　　企業(yè)檔案安全管理制度是保證檔案安全管理工作順利開展的前提條件，只有在安全管理制度的指導下，企業(yè)檔案管理人員以及其他相關(guān)人員才會在熟悉安全管理制度的基礎(chǔ)上有序開展檔案管理工作。在肩負檔案安全責任的同時，每個工作崗位上的員工都會十分謹慎細致的把好檔案安全管理關(guān)。例如：檔案的上網(wǎng)管理、檔案的掃描、檔案的鑒定等，最終形成一個人人負責的局面。

　　4.設(shè)備運行及故障防范安全技術(shù)

　　設(shè)備運行機故障防范的安全技術(shù)主要涉及到對介質(zhì)和載體的安全保護，包括數(shù)據(jù)的訪問性、完整性及使用性。對數(shù)據(jù)的儲存和備份可以采取安令策略，包括硬盤的冗余措施、RAID5、RAID10等這樣可以確保系統(tǒng)不會因硬盤損壞導致數(shù)據(jù)丟失。建立數(shù)據(jù)庫一定要定期備份，數(shù)據(jù)庫的備份可以放置于其它硬盤，通過文件傳輸傳到其它主機上，并將數(shù)據(jù)備份存入磁帶或者錄為光盤。

　　5.提高檔案管理人員的素質(zhì)

　　檔案管理的安全與否，與檔案管理人員是密不可分的。檔案管理工作是一項服務(wù)性工作。因此，檔案的安全管理必須高度重視管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平，加強管理人員對檔案安全管理的意識與能力。作為一名檔案管理人員必須具有高素質(zhì)、高技能及嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。這些都可以加強自身的教育和學習來實現(xiàn)。為了保證檔案信息不被泄漏或丟失，檔案管理人員除了具有各方面素質(zhì)外，更重要的是必須具備管理能力，具備淵博的知識和過硬的本領(lǐng)，這樣才能保證檔案管理的安全性。

　　四、結(jié)語

　　隨著社會的發(fā)展和科技的進步，影響檔案安全管理的因素越來越多，檔案的安全管理工作變得不再像以前那么簡單容易。信息時代的檔案安全管理工作，是一項復雜的工作，涉及到管理技術(shù)、制度、人員素質(zhì)等各個方面。因此，做好企業(yè)檔案安全管理工作必須從綜合方面入手，還需要整個企業(yè)及檔案管理人員共同努力、堅持不懈，最終實現(xiàn)企業(yè)利益最大化。

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