某工程公司原有檔案系統已使用超過15年，期間雖有不斷的升級完善，但在檔案信息化管理新理念與新技術層出不窮，智能化管理檔案理念也是方興未艾的時代背景下，在該公司業務類型和經營規模持續快速擴張和檔案業務日趨復雜化、動態化的發展趨勢下，原有系統的管理效率、管理質量與管理目標等已經難以全面支撐公司集團化發展的新時代檔案工作需要。檔案系統在長期“亞健康”的工作模式下，其弊端日益顯露：檔案散落難以保障完整性;大量的人工操作難以支撐量級增長下的工作任務;管理不規范導致權責不明難以追溯管理漏洞;檔案權威性不足無法支持檔案高效利用;知識轉化不足造成知識浪費、經驗難以傳承等。因此，該公司檔案館在長期的檔案管理工作實踐中通過不斷的反思與總結中就優化電子檔案管理工作展開了細致的調研需求，開展了新檔案管理系統的開發與實踐工作。

　　為了適應未來企業檔案工作管理的需要，該系統在整個設計和開發實踐中緊緊圍繞以檔案管理全過程中“收、管、用”三環節的信息化落地為核心，通過實現集團化模式下對全公司全類型檔案工作的全面完整支撐，在繼承傳統檔案管理系統側重對“資源的精細化管理與計算機管理”的基礎上，突出對用戶利用功能設計的考量，提高以智慧化手段提升檔案收集效率和檔案利用效率的建設比重，追求實現讀者利用方面的體驗化、一站化;管理過程方面的標準化、流程化;數據管理方面的自動化、智能化;以及系統功能方面的簡便化、安全化等四個方面的基本目標。本文圍繞該系統第一期建設成果談談基于用戶體驗服務的企業檔案管理系統開發思路，以期供同類型企業檔案管理系統的設計開發工作有所借鑒參考意義。

　　一、系統開發思路

　　1.總體規劃，分步實施

　　在該公司領導的大力支持下，由檔案館牽頭和相關部門負責人、信息化工作專員組成公司檔案信息化工作建設小組，就當前企業檔案工作面臨的痛點和發展瓶頸，以及檔案發展趨勢進行探討，配合公司整體信息化發展戰略，總結制定了符合該公司實際需求的智慧檔案館頂層設計方案。

　　頂層設計方案的實現采取分步走戰略，層層推進。第一步項目建設內容為“三平臺一中心”，即利用平臺、管理平臺、基礎運維平臺和數據中心;第二步項目規劃內容為根據系統運行實踐對前期建設系統功能進一步補充完善、業務流程進一步優化;完成歷史檔案數據完全遷移，以及基于檔案內容識別的智能化體系建設等;第三步項目規劃內容為借助于三維虛擬技術、大數據統計與分析技術等建設以檔案數據為核心知識源的公司知識智慧共享平臺，完成“智慧檔案館暨公司知識共享管理大平臺”的最終建設目標。該系統總體規劃功能架構如圖1所示。

　　2.系統設計與開發過程中予以重點關注和創新的幾個方面

　　該系統第一期建設項目主要以信息化軟件環境下建設性的解決檔案管理工作中出現的難以克服的工作困難和工作效率低下等實際問題。以下從系統架構、建設模式、管理模式、流程重構和智能化的角度分析該系統在設計與開發過程中予以重點關注和創新的幾個方面：

　　(1)系統架構層面

　　系統采用先進的云計算架構分層，以“大平臺微服務”理念設計，通過基于SDK的開發平臺和表單引擎、流程引擎等，能夠快速實現檔案管理功能的構建以及現有檔案基礎業務流程的重構。從信息化平臺的設計角度進行整體超前規劃，確保該檔案系統能夠快速適應日趨變化的發展新要求，可有效避免出現項目竣工之日即落伍的結果產生。

　　(2)建設模式層面

　　系統在設計之初首先確立了檔案“收、管、用”三環節的同等重要地位，通過利用、管理和運維等三個平臺將不同的利用對象組與不同利用需求分開來進行針對性設計與開發，共同實現檔案工作的信息化落地。

　　“利用平臺”為用戶提供了全部或者部分檔案資源的一站式簡單檢索和高級檢索、二次檢索等檢索模式，并按檔案類型和管理層級提供了檔案快捷導航查詢功能。系統自動根據檔案的密級和用戶利用權限來分級提供檔案的在線瀏覽、下載、打印等利用服務。涉及到審批流程的全部采用線上審批，提高流程審批效率。借助于面向用戶的利用平臺，同步開發了檔案系統的門戶網站，主要功能用于揭示報道檔案部門的工作動態、通知公告、規章制度等，以及相關信息的發布工作，成為檔案館加強對外宣傳與交流溝通的一個窗口。同時借助于利用平臺開發出的“在線歸檔”窗口，滿足各單位兼職檔案員，乃至全體員工的一個實時在線自助式的歸檔需求。獨立的檢索平臺和豐富的檢索方式、顯示方式、歸檔方式等均大大提高了讀者的利用體驗感受。根據該館針對該系統利用情況所做的一次抽樣調查數據顯示，120份樣本中超過90%的用戶均認為該系統界面友好，檢索方式簡單，功能強大，利用體驗感強，愿意積極使用該系統。

　　“管理平臺”僅對檔案館專職檔案管理員開發與開放，按崗位工作流程設計各個工作任務表單。全部檔案業務工作均通過此平臺按流水線模式操作完成，減少并逐步取消線下手工干預和操作。系統能提供相關基礎業務數據的自動在線統計分析與報表輸出功能。

　　“運維平臺”主要是人員角色、權限、系統參數、安全維護等方面的管理工作，其面對的使用對象僅為系統管理員。

　　檔案的根本價值最終體現在“用”上面，從這一點進行系統設計創新與重點關注，幫助包括讀者、管理者在內的全體用戶用好、用的開心，才能發揮檔案的價值，才能把館藏的檔案變廢為寶，才能讓檔案系統真正發揮出先進生產工具和先進生產力的作用。

　　(3)管理模式層面

　　系統設計堅持的檔案資源管理原則為“統一領導、分級管理”。根據該公司集團化發展的現狀，檔案館對公司(含分、子公司)檔案資源實行集中統一的歸口管理，公司各單位(含分、子公司)按職能劃分予以協同配合。

　　具體就職責與職能來說，該公司檔案館的職能定位之一是職能管理部門，在公司領導下對全公司的檔案工作實行集中統一管理、統籌規劃、組織協調、統一制度、統一標準，對各單位的檔案工作進行指導與監督;職能定位之二就是業務部門，承擔該公司全部或部分類型檔案的“收、整、存、用”等具體的檔案業務工作。公司各單位負責各自職能范圍所產生的各類檔案資源的收集、整理、立卷和管理工作，并實時或定期對公司檔案館進行移交歸檔和保存、利用工作。

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