摘　要：檔案管理的前期工作是要對檔案進行必要的整理和總結，這就有賴于公文的整理，少了文秘工作對公文的整理，檔案管理就不能很好地進行下去。文書檔案的價值關鍵在于檔案的質量，而檔案資料的質量，又取決于文秘人員和文檔管理工作人員的自身素質，高質量的文書檔案是建立在規范處理公文的基礎之上的，它們既有聯系又各自獨立。

　　關鍵詞：文秘工作,檔案管理,信息化

　　一、文秘工作與檔案管理工作之間的關系

　　文秘工作是保證職能部門正常運轉并為決策者服務的一項工作。它在文件、會議、辦事等方面從事著輔助性、參謀性、事務性的工作，既不同于領導工作，又不同于業務部門的工作。同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己的特點。文秘工作中產生的各種各樣的文件是檔案的主要來源，由于文秘工作中產生的公文還在傳遞、承辦和執行過程中，具有現行效用，故還不能稱之為檔案，只有其完成了所有公文處理程序后，作為歷史記錄保存起來以備考查的文字、圖像、聲音的文書和信息材料才是檔案。因此，公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。

　　文秘工作與檔案管理是緊密聯系在一起的，二者是有機結合的整體。文秘工作中產生的公文是檔案的前身，檔案是公文的延續，兩者既有同一性，又各自具有個性。兩者記錄和反映人們社會實踐活動的功用相同，公文記錄反映了某一特定人群的社會活動實踐或者其他歷史檔案，是現實的活動;而檔案管理是要將這些記錄、檔案保留下來，其保存的是歷史活動記錄，它們具有基本相同的物質載體，兩者在內容和格式上完全一致。

　　二、文秘工作與檔案管理工作中存在的主要問題

　　1.處理體系不完善

　　文秘工作和檔案管理工作密不可分，相互相成的，理應形成一個比較完善的體系，協調好兩者，以提高機關工作的整體效率。然而，在許多單位，由于制度不健全、程序不夠規范，使得兩者的工作要求存在一定的差距，文秘工作處理不到位，增加了檔案管理工作的難度;檔案管理太復雜，文秘工作需使用檔案時，往往會浪費大量的時間在借閱檔案上。與此同時，越級行文、公文分類不準確等現象的產生，破壞了正常的運行秩序，嚴重影響了公文的規范立卷和規范歸檔。

　　2.資料不完整

　　由于文秘工作是檔案管理工作的前提，因此文秘工作中對于公文資料的收集、整理就顯得尤為重要。檔案需記錄的是一個單位全面的、系統的信息，特別是一些重要的資料，必須要完整、安全的保管。當前，雖然公文的處理已經逐步地信息化，但是很多單位的資料還是以紙質版本的居多，文秘處理起來工作量大，容易丟失。這都會直接導致檔案管理工作的進展受阻。另外，還有一些細節問題的存在，如：傳真不經過復印直接歸檔，導致文檔短期內字跡模糊不清;公文漏號、重號等情況的出現嚴重影響了檔案的質量。

　　3.工作人員素質不高

　　在一般的企事業單位，很多從事文秘工作的人員都不是受過正規培訓的專業人員，專業知識匱乏，加上文秘工作的繁重，更談不上去進行繼續教育，對于涉及專業問題的處理，主觀隨意性大，綜合素質有待提高。例如：按照國家規定標準，公文資料的書寫有特定要求，以碳素墨水為佳，盡量避免使用圓珠筆或鉛筆。某些從事文秘的工作人員，對工作敷衍了事，材料不按照相關標準書寫，出現錯誤直接在公文上涂涂改改， 既影響了檔案的保存質量， 又降低了材料的真實性。

　　三、解決問題的建議

　　1.提高文秘對檔案工作的認識

　　提高檔案管理工作質量的關鍵是基礎工作要做好，而文秘工作作為檔案管理工作的基礎工作，是檔案管理工作質量的保證。作為文秘，必須從思想上認識到檔案管理的重要性，并將文秘工作和檔案管理兩者有機的地結合在一起，重視兩者在工作程序上的緊密銜接。具體工作中，兩者要默契的分工合作，各司其職。文秘只有充分地認識到檔案工作的重要性，用高標準來嚴格要求自己，在工作中本著認真負責的態度，規范地處理好每一份公文，盡可能地保證資料的完整、連貫，才能減小檔案管理的難度，提升檔案管理的質量。

　　2.完善公文材料，做好歸檔收集工作

　　文秘部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，如發現有異常情況，能夠及時的處理。具體可以從以下兩點著手。一是正確鑒別資料的保存價值。由于在現實工作中，文秘工作會產生大量的資料，有些資料隨著現行效用的完成，失去了其保存的社會價值，有些資料再現行事項完成后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用。對于有保存價值的資料，應按檔案整理規范要求進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。二是注重檔案管理工作的細節。對于本單位產生的文件，負責人簽發后，需將與之相關的所有資料收集完整，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”，為檔案入庫做好準備。

　　3.引進先進技術，提高檔案的現代化管理水平

　　利用電子信息系統管理檔案信息的收集、傳遞和開發利用是目前使用比較廣泛的現代化管理手段。一名稱職的文秘人員同時應該是一名優秀的文書檔案管理工作者。因此，要強化系統思維意識，要深刻理解文秘工作不僅僅為當前工作服務，更要對歷史負責。在文秘、檔案一體化的要求下，建議將辦公室常用的0A系統和檔案管理系統共同使用，使兩者在網上能夠完成移交、接受工作，實現信息共享。OA系統將資料保存成電子文件，檔案室建立局域網，使所有進入計算機的文檔信息均可以實現網上自由查詢，通過網絡進行廣泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被獲取;同時，將工作成果第一時間反饋給使用部門，甚至可以不受空間限制，并實現文件圖像聲音的多媒體處理綜合利用以及異地查詢等，共享檔案信息資源。

　　4.全面提高文秘人員的綜合素質

　　文書檔案工作具有較強的機密性。因此，文秘人員不僅要具備良好的專業素質，還要具備較高的政治思想理論素質。文秘人員要從思想上，堅決貫徹執行黨和國家的各項方針政策，遵守各項法律法規，講道德、守紀律，具有無私奉獻的精神。一份檔案從文件資料的收集、鑒別、 分類、管理、組卷、卷宗編制目錄、入庫擺放等要經過十多道工序，即繁瑣又具體。這就要求文秘工作人員不僅要思想敏捷、作風正派、筆頭過硬，而且要求他們具有文書檔案和其他檔案工作的業務知識和操作技能方面的專業技能。由于所有事物都是在不斷地發展變化中的文秘工作、檔案管理工作也不例外，所以文秘工作人員應重視對自身能力提高的繼續教育，從技能、品質等多方面入手，全面提升自身的綜合素質。平時工作中，多交流、多學習，樹立“活到老，學到老”的理念，在學習中不斷升華。

　　四、結語

　　總之，文秘是檔案工作的基礎，檔案管理是文秘的進一步升華。在一個企業或單位，無論文秘，還是檔案管理人員，都應認識到文秘和檔案管理的重要性，盡可能地將二者銜接好;同時，不斷提升自身素質，做好本職工作，以提高機關的整體工作效率。

　　參考文獻：

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　　[2]牟利明.淺談機關文秘工作與檔案管理工作的相互關系[J].黑河學刊,2012(4).