來源：科學(xué)與生活·學(xué)術(shù) 2022年5期

　　作者：雷亞龍

　　摘要：信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展為檔案管理帶來了新的機(jī)遇，檔案管理發(fā)展的優(yōu)化應(yīng)該從數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。本文在簡述檔案數(shù)字化建設(shè)含義與意義的基礎(chǔ)上，對(duì)目前檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題及未來發(fā)展思路進(jìn)行了深入研究，本文認(rèn)為，檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該從規(guī)范管理模式，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，加大資金及技術(shù)性投入等方面著手，全面推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化建設(shè);信息技術(shù)

　　前言：作為一種信息資源，檔案在居民生產(chǎn)生活當(dāng)中占據(jù)重要地位，是國家信息資源的重要部分。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，我國檔案管理開始向數(shù)字化發(fā)展，但由于起步較晚，相關(guān)技術(shù)投入不足，目前檔案數(shù)字化建設(shè)仍然存在較大缺陷，特別是信息泄露帶來的嚴(yán)重安全問題，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。但是也應(yīng)該看到，檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)于提高檔案管理的便捷性具有重要意義，因此應(yīng)該針對(duì)其缺陷有效彌補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)安全穩(wěn)定的檔案數(shù)字化建設(shè)。

　　1檔案數(shù)字化建設(shè)含義

　　檔案數(shù)字化建設(shè)是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)變，借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)將其共聯(lián)進(jìn)行管理，進(jìn)行檔案信息庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的共享，這一過程需要借助儲(chǔ)存技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等高新技術(shù)。檔案數(shù)字化按照數(shù)字化程度可將其分為兩個(gè)層次：其一為檔案目錄數(shù)字化，其主要目的是進(jìn)行檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，對(duì)著錄標(biāo)引進(jìn)行規(guī)范，完善數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu);其二是檔案全文的數(shù)字化，這一過程主要建筑掃描錄入技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為圖像文件，按目錄進(jìn)行規(guī)范整理。在進(jìn)行當(dāng)然數(shù)據(jù)化建設(shè)的過程當(dāng)中，應(yīng)按照檔案自身特點(diǎn)，綜合使用兩種方式。檔案數(shù)字化管理流程如下圖所示，必須要注意的是，在對(duì)于紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之后，還應(yīng)該將原檔案進(jìn)行歸類保存，以防數(shù)字化建設(shè)出現(xiàn)問題檔案丟失。

　　2檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

　　2.1有效保護(hù)檔案原件

　　傳統(tǒng)的檔案大多為紙質(zhì)形式，其分類管理完全依賴于人工，對(duì)于需要長期保存的檔案來說，丟失、破損的可能在所難免。將紙質(zhì)的檔案通過掃描等方式進(jìn)行上傳，在相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中進(jìn)行儲(chǔ)存，可最大程度的對(duì)其進(jìn)行原樣保存，方便后續(xù)進(jìn)行查閱，檔案丟失、破損的可能性大大降低。

　　2.2提高工作人員的工作效率

　　檔案作為一種記錄工具，內(nèi)容繁多，在使用紙質(zhì)記錄的情況下，不僅需要大量的儲(chǔ)存空間，而且后續(xù)查閱非常繁瑣，管理工作十分龐大。如后續(xù)需要發(fā)生檔案修補(bǔ)，則工作量就更大了。采用檔案數(shù)字化管理，可利用現(xiàn)代信息技術(shù)將其進(jìn)行歸類，大大降低了管理的時(shí)間，提升工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，后續(xù)的信息維護(hù)也變得更加方便。

　　2.3提高檔案使用效率

　　傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存有且僅有一份，在后續(xù)查閱時(shí)，同一時(shí)間一份檔案僅供一人查看，大大降低了工作效率和檔案的使用效率。借助于數(shù)字化管理，可將同一份檔案同時(shí)傳送給多人進(jìn)行查看，提高了檔案的使用效率，突破了檔案查閱的時(shí)間和空間限制，也方便了相關(guān)人員辦公;同時(shí)由于各種原因需要對(duì)部分檔案復(fù)印使用，長時(shí)間使用紙質(zhì)檔案復(fù)印可能會(huì)造成檔案紙質(zhì)的損害及遺漏，數(shù)字化后可以對(duì)其需要的內(nèi)容進(jìn)行打印，大大保護(hù)了檔案的完整性。

　　3檔案數(shù)字化建設(shè)目前存在的問題

　　3.1管理制度不健全

　　進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的是為了方便檔案的保存與后續(xù)查閱，這就要求檔案的管理規(guī)范要有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，無論是檔案的歸類還是保存，都有章可循。但是，目前我國還缺少一個(gè)統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理規(guī)范，不僅各單位對(duì)其內(nèi)部的檔案有一套管理規(guī)范，單位內(nèi)部各不同部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)也有所區(qū)別，造成后期統(tǒng)一管理困難。

　　3.2專業(yè)化人才緊缺

　　檔案數(shù)字化建設(shè)需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)，同時(shí)還要保證相關(guān)人員對(duì)于檔案本身有一個(gè)基本了解，這就要求相關(guān)管理人員具有相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)。截止到目前為止，我國的檔案管理人才仍然比較緊缺，檔案管理專業(yè)仍然是小類專業(yè)，專業(yè)人才較少，后續(xù)學(xué)習(xí)也未形成規(guī)范體系。

　　3.3技術(shù)水平低

　　我國從1979年開始，相關(guān)檔案管理單位就開始了計(jì)算機(jī)管理的探索，到20世紀(jì)90年代，在檔案管理中引入了信息技術(shù)的運(yùn)用，并朝著數(shù)字化建設(shè)發(fā)展，但是直到目前為止，不少檔案管理部門在進(jìn)行本部門檔案管理時(shí)，還是以手工管理為主，其配備的計(jì)算機(jī)設(shè)備使用頻率較少，相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)軟件也比較過時(shí)，未能及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代，缺乏功能強(qiáng)大、操作簡單的、統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，由于數(shù)字化檔案建設(shè)的不健全，相關(guān)管理人員在這方面的實(shí)操能力短缺，整體技術(shù)水平低。

　　3.4安全問題

　　在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程當(dāng)中，最重要的就是其安全問題，這也是影響檔案數(shù)字化建設(shè)穩(wěn)定性的決定因素。檔案數(shù)字化建設(shè)的安全問題包括數(shù)字化載體的安全性和系統(tǒng)軟件的安全性。檔案數(shù)字化系統(tǒng)當(dāng)中儲(chǔ)存的內(nèi)容是相當(dāng)多的，一旦丟失或者暴露，將造成難以估計(jì)的損失;同時(shí)也應(yīng)加大對(duì)數(shù)字化人員的保密安全教育及相關(guān)監(jiān)管，因此在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程當(dāng)中，首先需要解決的就是其安全問題。

　　4檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展思路

　　4.1加強(qiáng)安全管理，解決技術(shù)難題

　　根據(jù)上述對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)問題的分析可知，進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，首先要解決其安全問題，而其安全問題歸根結(jié)底是技術(shù)和人員兩部分。為進(jìn)一步提高數(shù)字化管理的技術(shù)水平，需加大資金支持力度，保證技術(shù)研發(fā)部門的資金充足。對(duì)于一些資金不充足的部門來說，可借助技術(shù)外包提高技術(shù)水平，購買完善的技術(shù)軟件，根據(jù)自身部門情況進(jìn)行修改使用。通過外包方式所取得的技術(shù)軟件后續(xù)需支付的服務(wù)費(fèi)用較高，且技術(shù)水平并非最前沿，信息暴露的可能性也更高，因此并不是大多數(shù)檔案管理部門的優(yōu)先選擇。檔案管理部門在初期借助外包方式進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的同時(shí)，也應(yīng)該加快自身技術(shù)的研發(fā)，進(jìn)行人才引進(jìn)，研發(fā)符合自身情況的獨(dú)立的系統(tǒng)軟件，提高系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，降低信息外泄的可能性;同時(shí)加大對(duì)自身人員隊(duì)伍的安全及保密教育，保障數(shù)字化檔案的安全穩(wěn)定。

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