摘要：隨著經濟的發展,企業進入了全新的市場發展階段,其辦公管理也開始嘗試創新,但由于企業部門較多,組織較為復雜,內容復雜,需要辦公室履行協調和服務等職責。因此,創新辦公室管理方式,可有效提高企業的辦公效率,大大提高企業的運營效率?；诖?論文重點分析了目前企業辦公室管理存在的相關問題,并提出改善建議,以更好地改善企業辦公室管理職能。
1、引言
辦公室的管理工作，是結合各部門性質，提供相應的協調及服務，在生產經營工作中發揮著重要的作用。優秀的辦公室管理技能可促進企業的辦公室業務的全面發展，極大地提升企業的形象。但在新形勢下，辦公室管理工作還存在體制落后、員工素養不高、創新能力差等問題。針對這些企業存在的共性問題，必須采取措施，確保企業的長遠發展。由于市場經濟快速發展，企業面臨諸多競爭。要想在市場中脫穎而出，就必須要有管理創新的意識，做好辦公室管理各項工作就是重點之一。對于任何企業來說，辦公室都是不可或缺的重要部門，其管理質量的好壞直接關系到企業的運營效率。為此，企業必須要加大對辦公室管理的力度，不斷提高人員的專業技能和綜合素養，增加企業和社會效益。
2、企業辦公室管理概述
辦公室在企業運行過程中的主要功能，是對企業各部門及人員進行業務協調和服務，上傳和分發企業業務信息，并同時代表了企業的形象。辦公室要想順利履行其工作職責，就必須對企業的發展有全面而詳細的了解，不僅要了解業務重點，還要明確企業能力以及未來規劃發展方向，以確保企業健康快速地發展。同時，辦公室作為企業的外窗，代表著企業的綜合能力，除協調企業內部工作外，還要促進企業文化和理念的廣泛傳播。新時代市場經濟的發展，為企業帶來了巨大的機遇和挑戰，因此，企業要結合當前的時代背景和特點，辦公室管理工作要不斷創新，懂得抓住機遇，在各種挑戰中不斷成長，使企業的管理能力到達新的水平。
3、新時代及新常態下企業辦公室管理的重要作用
在市場新常態的背景下，提升和改善企業辦公管理水平有非常重要的現實意義。在社會發展中，企業間的競爭越發激烈，要想在市場中獲得競爭優勢，就必須要充分發揮自身的優勢，以實現企業的持續發展。企業的競爭也是人才的競爭。隨著辦公室管理工作的開展，需要每位員工正確認識自己的本職工作，在工作中提高質量和效率。通過辦公室管理，保證企業在市場上樹立良好的形象。管理水平反映了企業的發展水平，企業的發展需要各項任務的流暢。在辦公室工作開展中，通過管理發現辦公室工作中的問題和不足，并提出調整措施和解決方案，促進各項工作的順利執行。一個企業能在市場上樹立良好的形象，其產品就會吸引社會和市場的關注，帶來更多的經濟效益。
4、企業辦公室管理的業務特點
4.1綜合性
辦公室是企業運作的組織，辦公室管理工作涵蓋各個層面，為企業的發展提供建議和保障執行。辦公室具有信息收集協調等管理功能，是連接企業內外的信息平臺，可以調整各種矛盾關系，營造和諧發展的企業環境。企業辦公室管理日常任務復雜繁重，根據職能要求，工作內容可概括為文件管理、會議組織和業務管理，并且要做好相關文件的處理、審核和收發，做好企業工作計劃和業務總結，總結領導重要講話進行政策研究和信息研究，確保文件歸檔和各種報告材料的編寫等。企業辦公室需要管理公司日常工作，做好公司各部門的協調工作，做好規章制度的建設，做好車輛管理和印章服務等工作。
4.2服務性
企業辦公室管理服務業務可以概括為服務開發、服務決策和服務實施。服務開發包括圍繞企業發展的目標提供輔助人員。經濟發展形勢復雜多變，企業發展面臨諸多挑戰。企業辦公室需要主動謀求服務，全面提升服務質量，及時響應所有要求，增加對公司和基層的信任，為決策提供準確的參考，及時反饋執行過程中的情況和問題。辦公室要積極與各部門溝通，綜合征求意見，提高信息溝通的有效性，做好企業辦公室服務的保障，為企業的員工解決更多的問題。
4.3規范性
企業辦公室管理的重要任務主要是組織制定制度建設，確保各種管理制度的建立，要嚴格遵守制度標準，是科學管理的必然，也是企業發展的保障。日常管理工作的制度化和規范化，是新常態企業科學管理的重要前提。建立完善的內部制度，對于提高辦公室的管理水平具有重要的意義。制度和標準要根據內外部的變化和要求，不斷更新和完善企業辦公室管理制度。對辦公室內的工作制度進行系統分類，理清縱向和橫向的關系。建立科學系統高效的辦公制度和各項業務流程的標準化體系。
5、新常態下辦公室管理的困境
5.1缺乏完善的管理制度
規范各項管理制度，是企業辦公室管理業務順利開展的前提，是創新管理的要求。部分企業辦公室管理體系不完善，缺乏遏制能力。辦公人員職責分工不明確，缺乏一定的相關性和明確性，并且崗位工作目標模糊，導致人員工作計劃缺乏系統性，導致工作流程管理不到位。這些問題降低了企業辦公室管理人員的工作效率，甚至損害了企業辦公室的整體形象。在企業辦公室管理中，服務意識在辦公職能中占有重要的地位，屬于企業辦公室管理的基本職能。服務水平取決于員工的管理意識，部分企業的人員服務意識淡薄，無法理解服務的重要性。被動地等待領導對相關工作的監管，沒有積極思考。各部室缺乏溝通，導致了部門之間出現溝通不暢的問題。同時對服務業務的認識不深刻，沒有形成創新和服務發展的主動服務意識。
5.2企業辦公管理考核力度不足
由于很多公司的內部管理制度存在不足，阻礙了辦公管理的有效開展，主要表現是沒有根據市場形勢和需求建立和開發辦公管理制度，現行管理制度比較傳統，并且有一定的欠缺，造成企業辦公管理在發展中不能發揮有價值的作用，沒有標準和規范作為參考，影響辦公管理的效率。部分公司沒有建立符合實際發展的目標考核機制，導致對辦公管理考核不恰當。企業的評價應立足于企業的發展，明確企業辦公室管理任務和工作目標。辦公室考核機制缺失，會導致企業辦公室管理目標不明確，員工對管理的積極性不強。這些情況是辦公室管理工作的主要障礙，將直接影響公司的正常運作。
5.3企業辦公室管理方法缺乏創新
在社會發展的新時代，辦公室的管理也必須立足時代特點，需要不斷創新。創新不僅要著眼于管理方式的進步，更重要的是要改革傳統的企業辦公室管理方式。但是，考慮到公司的情況，很多企業辦公室管理還沒有跟上時代，管理理念和方法還比較落后，并且在使用過時的管理模式。辦公室管理仍然采用員工聽從領導指揮，缺乏民主的管理模式，導致員工沒有充分展示自己的管理能力。這樣員工就缺乏創新的能力，只能按照相關領導的要求來完成工作，導致企業辦公室管理工作強度大和重復性強的缺點，并且員工的主動性逐漸減弱。
5.4員工綜合素養有待提高
在傳統企業辦公室管理中，對辦公室負責人的要求并不高。對人員配置沒有太多限制，有的員工的工作并不能反映有效性，只做擺在自己面前的工作，即領導所吩咐的工作。他們失去了企業辦公室的管理熱情和創新能力。在辦公室的職能定位上，對自己的職位缺乏評估，對辦公室管理沒有充分的認識，導致企業辦公室管理工作效率達不到預定的要求。
6、新常態下企業辦公室管理的對策
6.1更新信息化管理方式
隨著信息時代的到來，信息技術已廣泛應用于各個領域。信息技術在企業辦公室管理中的應用，給管理學帶來了活力，也提高了工作效率，可以使管理與時代的發展保持同步。企業辦公室管理中可以創建內部微信和QQ群，符合相關的業務溝通，又可以通過群向各部門傳達業務指令和要求。在新的時代，企業都非常重視企業文化和員工的工作體驗，辦公室必須肩負起振興企業環境和相互溝通的責任。對于辦公室管理并不意味著拘泥于嚴肅的模式，輕松的環境更有利于提高員工效率。因此，可以通過短視頻記錄工作中有趣的內容，也可以通過短視頻的形式完成精神的傳播，方便企業員工對信息的接收，讓辦公室管理工作可以更有效，更符合時代的特色。
6.2協調各部門之間的關系
協調是企業辦公室管理功能的核心內容，協調工作將直接影響各部門的正常運作。由于企業部門數量多，并且相關的工作內容復雜，辦公室業務人員較少，如果得不到有效的協調，將影響企業業務的正常運作和工作協調的效果。為提高部門之間的協調效率，可以在部門之間舉行會議，讓部門負責人宣傳工作內容，并與辦公室建立緊密的合作，使企業的業務溝通更高效[1]。
6.3搭建完整的辦公室管理制度
為有效地實施辦公管理業務，首先要設計完整的管理制度，劃分人員的管理職責，明確個人工作的范圍和權限，把個人工作放在自己應有的位置上。為實現這一目標，應參考業務發展目標，根據辦公管理工作的情況，建立完善的辦公室管理制度，提高企業辦公室管理工作的速度和效率[2]。
6.4加強辦公室管理人員的專業技能培訓
加強辦公室管理人員的培訓，有利于提高辦公室管理人員的專業技能和素養水平，改善企業辦公室管理模式，為提高企業整體管理質量鋪平道路。為此，必須關注公司的未來計劃，聘用優秀的企業辦公室管理人才，加強團隊的力量，確保辦公室管理的速度和效率得到提高。應對辦公室管理人員進行專業培訓，提升辦公室人員的業務技能，使其了解辦公室管理對公司發展的重要影響。通過各種培訓方法和活動的開展，提升辦公室管理人員的素質，提升其業務辦公技能，提升辦公室管理水平，為企業辦公管理的順利推進作出一定的貢獻[3]。
6.5制定合理的辦公績效評價體系
為確保企業辦公室管理工作質量的提升，企業應參考績效考核指標和辦公管理工作應用，制定適用于企業辦公室管理部門的績效考核體系，使其能夠積極參與管理工作，提高管理工作的服務質量和服務效率。為實現這一目標，必須分析辦公室管理的情況，建立管理績效考核的量化標準，明確管理職責，并健全績效考核體系。大大增加辦公室管理人員的工作興趣，使其做好本職工作，及時發現業務運行中存在的問題并做到隨時處理，提高辦公室管理工作的實際效率。在辦公室管理績效考核制度的編制過程中，必須同步建立獎懲制度。對辦公室部門表現好的員工，應給予物質獎勵或精神上的表揚，激發相關人員和管理人員的興趣，有效地提高他們的工作效率。此外，對于我國新時代的發展，在企業辦公室管理中需要進行精細化管理，但也要盡可能地簡化管理程序，有效縮短辦公所需的時間。企業要根據實際情況，完善和更新辦公管理制度，明確相應職責，提高辦公管理效率，確保企業的可持續發展[4]。
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