【摘 要】公共關系是為了幫助一個組織建立并有效維持與社會公眾之間的相互交流、理解、認可并與其合作而開展的一系列規范性的可持續的公共關系活動。而檔案工作的持續健康發展，正需要充分運用公共關系的管理方法、管理手段來更有效地維持與社會、與組織和公眾之間的相互溝通、交流和合作，完成自身體系的工作職能。在新形勢下，檔案工作者更需要學習公共關系知識，巧妙應用公共關系的技巧，積極開展豐富的公關活動，促進檔案工作的繁榮和蓬勃發展。

　　【關鍵詞】公共關系;高校檔案;運用

　　一、運用公共關系促進檔案工作的建議

　　每個人從讀書開始建立的學籍檔案到工作后的人事檔案，以及生活中逐漸產生的民生檔案、信用檔案等，都與自身的利益息息相關，它將伴隨每個人的一生。然而，檔案對于公眾而言，又是那么的封閉、有距離感。如何打破這一局面，我們想到了運用公共關系。

　　(一)運用公共關系的職能促進檔案工作

　　1. 從公共關系對社會組織環境的監測、收集信息職能做起

　　作為信息組織的一個重要成員，檔案部門需要及時地了解公眾對于檔案信息的各種訴求，再根據公眾對檔案信息訴求的在實用性、針對性、時效性等特點建立健全信息的交流、收集、監測、調研、預測以及本部門公關檔案制度，注重信息的準確性、時效性、可比性、適應性和經濟性。

　　2. 從公共關系的對外宣傳、廣泛傳播職能做起

　　檔案工作者在熟練掌握檔案專業知識的同時，還需要熟練掌握各種傳播方式、傳播媒介的特點，根據檔案部門實際情況積極開展與檔案相關的各種公共關系活動，從而提升社會公眾對檔案的整體知曉度和社會影響力，為促進檔案部門各項工作的順利開展創造有利的條件和社會輿論，同時也樹立了檔案部門的公眾形象。

　　3. 從公共關系的教育引導、服務公眾職能做起

　　“存憑、留史、資政、育人”這八個字高度概括了檔案存在的價值與意義。檔案部門應當積極地運用各種公共關系活動，服務和引導社會公眾、教育公眾，主動地拉近檔案與社會公眾的距離，使社會公眾知曉檔案就在身邊，主動地傳播有關檔案工作的信息，使社會公眾了解檔案伴你同行。

　　(二)如何在檔案工作中發揮公共關系的作用

　　1. 優化環境，爭取各方支持

　　蘭臺人長期以“甘于寂寞”“默默奉獻”作為工作的座右銘。但在如何爭取領導的支持和社會公眾的認可上，卻不能“埋頭苦干”“一聲不吭”，檔案工作者需要“能說會道”“露才揚己”。單位領導對檔案工作的高度重視和全力支持是做好檔案工作的關鍵，爭取其他部門的配合是做好檔案工作的基礎。檔案部門可以通過定期舉行專題檔案展覽、檔案知識競賽、檔案宣傳周等活動進一步擴大影響，還可以通過定期組織其他有關部門員工到檔案室考察和參觀，經常向其他兄弟單位的檔案部門進行走訪調研，增強與社會各階層的聯系和人際交往，進一步提高檔案部門在社會公眾心目中的影響力和地位。

　　2. 轉變作風，塑造完美的公關形象

　　社會組織不斷地開展各種公共關系活動，最終目的就是塑造完美的公關形象，檔案部門亦是如此。在我國傳統的檔案工作中，普遍存在全封閉或半封閉的工作管理狀態，歸檔程序單調繁瑣、工作方式老套。如果要改變這種現狀，檔案工作者就需要具備“既能發現問題，又能解決問題”的公關能力，及時了解國內檔案工作的動態和相關政策、制度的變化，在檔案文件材料的收集方式上進行改革，將“等、靠、送”轉變為“約、幫、收”。“等”是指耐心等待某項工程或活動的結束;“靠”是指檔案工作遇到各種阻力時依靠領導的解決;“送”是指歸檔文件材料由形成部門定期向檔案部門移交;“約”則是在各項活動開始前預先向活動承辦部門約定歸檔文件材料內容;“幫”則是通過在線答疑、上門指導等方式幫助檔案文件材料形成的部門明確哪些是重點歸檔案文件材料;“收”則是檔案工作者主動到文件材料形成部門進行收集。

　　二、檔案部門開展公共關系活動的具體操作方法

　　(一)多措并舉，打造新媒體時代下的檔案宣傳工作

　　1. 采用多種傳播方式

　　高校檔案室應利用室藏資源，有針對性地編制各種室藏知識匯編、專題資料匯編、室藏指南/情況簡介、利用效果匯編等，按專題呈送和分發給單位主管領導和各對口部門，使他們及時了解和掌握檔案室的基本工作動態和情況，以取得領導的重視和教職工的認可和支持。利用櫥窗、宣傳欄、專題展等手段，融知識性、實用性、可讀性于一體，對師生進行廣泛的宣傳和教育，誘導師生產生利用檔案室資源的需求，促進檔案室藏資源的開發和利用。

　　2. 定期舉辦各種專題活動

　　利用室藏資源，校內定期舉辦“國際檔案日“宣傳活動和檔案法宣傳活動，舉辦檔案知識講座，表彰檔案工作突出的兼職檔案員，擴大檔案室的影響和聲譽，提高全校師生全員檔案意識，激發其了解檔案的需求。

　　3. 建立檔案網頁

　　高校檔案室應當開發建立專屬的檔案網頁，在利用網頁宣傳檔案工作時，可定期或不定期地進行特色檔案信息發布，提供生動活潑、圖文聲影并茂的最新檔案資訊。一是易于讓教職工、學生所接受;二是達到傳遞迅速、宣傳廣泛、不受時間和空間限制的目的。高校檔案室還可以在網上公布室藏指南、歸檔范圍，檔案相關法律法規，通過網頁為學校師生開辟一個檔案信息服務的新通道。

　　(二)“走出去、請進來”，開展形式多樣的檔案業務活動

　　“走出去”，就是要主動積極地參與社會活動，加強與檔案學會和各兄弟院校檔案部門的聯系。通過列席會議、工作調研、參加各種經驗交流會、學術研討，爭取政府、檔案學會、兄弟單位等的重視、關心和支持;適時地把握機遇，大造聲勢，擴大影響。

　　“請進來”，就是邀請上級或兄弟院校檔案工作專家，到學校開展檔案業務指導培訓會、檔案知識專題講座和現場指導，積極推動學校檔案工作的科學、規范、健康發展。還可以定期邀請學校師生參觀室藏檔案，增進利用者對檔案室的深入了解。同時，又可以使檔案室及時、準確地把握利用檔案的目的和檔案利用效果情況。

　　通過定期開展一系列形式多樣的檔案業務活動，緊緊圍繞學校的教育教學工作，不斷更新檔案部門的發展理念，創新檔案工作的管理機制，深化學校各門類檔案的功能開發，在密切服務學校教育教學工作目標的同時，取得檔案工作的突破性新進展。

　　公共關系與檔案工作密切相關，公共關系時刻發生在檔案工作者身邊。如果檔案工作者始終坐在辦公室等待領導的支持，等待相關各部門到檔案室移交檔案，那么檔案事業的發展肯定還是一成不變，停滯不前的。檔案部門只有積極地把公共關系的方法和技巧運用到檔案管理中，協調領導、部門之間的關系，樹立公關形象，耐心、熱情地去做溝通、服務工作，大力開展宣傳活動，使管理和運作方式由過去的“封閉型”向“開放型”轉變，才能有助于檔案工作的優化管理、深化開發、強化服務、完善功能，從而增強社會各界對檔案事業的認可度和支持度，進一步促進檔案事業的繁榮和可持續發展。

　　參考文獻：

　　[1]林惠萍.試論公共關系在檔案工作中的運用[J].廣東經濟，2004(11)：54

　　[2]孫瑞.運用公共關系促進檔案工作的人性化服務[J].鄭州鐵路職業技術學院學報，2006(3)：94

　　[3]錢海峰，周淼.檔案利用服務工作的幾點思考[J].北京檔案，2019(6)：38

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