摘 要：隨著時代發展和科技不斷進步，檔案也從紙質文件變成了電子檔案。目前聲像檔案的運用已經接近普遍，但是在管理檔案的過程中還會發現一些不足。本文針對云時代下的聲像檔案管理現狀進行探討，提出檔案管理中存在的不足，并設立有效的策略。

　　關鍵詞：云時代;聲像檔案;檔案管理;策略

　　在科技飛速發展的環境中，辦公條件也更上一層樓，機關和各個單位在組織活動中，會產生大量的聲像檔案。為了使這些檔案能夠更好地被保護和利用，行政和檔案管理部門要切實做到對檔案資料的保護。但是目前仍然存在歸檔不完整、檔案管理混亂和檔案管理條件、設備差等問題，影響了檔案的使用效果，聲像檔案管理也比檔案工作的整體水平低。基于此，進行聲像檔案管理工作勢在必行。

　　1 聲像檔案管理簡述

　　1.1 聲像檔案概念分析

　　聲像檔案是指個人、社會組織、國家機構等在各種活動(軍事、政治、文化、科學、技術、宗教等)中形成的對國家和社會有價值的影像、聲像等檔案[1]。聲像檔案具有多種形式，包括照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等，并輔助文字將記錄加以說明，是全宗檔案的組成部分之一。

　　1.2 聲像檔案的特性

　　聲像檔案具有直觀性和形象性。它是記錄社會中人們活動的聲音和圖像，反應事物的直觀形象，以給人強烈的真實感，這是紙質檔案不能代替的。聲像檔案進一步顯示了檔案的原始記錄性。由于聲像檔案難以區分原件和復印件，所以在收集和保管時，有較大的困難，這就為檔案工作帶來了難度。由于聲像檔案的材料由光感材料和磁性材料構成，所以，其保管方式與紙質檔案有很大的區別。聲像檔案的管理好壞與檔案壽命的長短有密不可分的關系。所以，對聲像檔案科學保護和管理工作要加強，才能增加檔案的耐久性。另外聲像檔案與紙質檔案有密切聯系，他們可以相互補充、相互印證。例如，召開重要會議和活動時，會產生文字記錄、圖紙，同時也產生照片、錄影帶等。所以在保存聲像檔案和紙質檔案時，要科學的對其進行整理，保持他們之間的聯系。

　　2 聲像檔案管理的現狀分析——云時代背景下

　　2.1 人員及聲像設備存在一定不足

　　隨著相關技術的不斷發展，各種各樣的聲像設備逐漸出現，為聲像檔案工作帶來了一定挑戰。很多機關、企事業單位配備了多種的硬件設備，但是，在軟件的使用上比較匱乏。很多單位在聲像設備管理的制度方面不健全，有些單位在使用相關硬件設備時沒有按照規定的要求，導致很多設備空缺，無人會操作，硬件設備的作用不能有效的發揮出來。還有的單位將設備閑置，無法充分利用。這會造成在一些重要活動時，不能及時的錄制，檔案不能完整保存，給后續聲像檔案的產生和留檔埋下了隱患。

　　攝錄人員對聲像檔案的產生、質量和數量都有決定的作用。很多機關、企事業單位的攝錄人員隊伍強大且文化程度較高。但是，不乏有兼職人員，且有些人員從事該專業年齡較少或沒有經過專業培訓。專業工齡短，專業知識技能較低。這就造成聲像檔案管理不規范。在產生檔案和歸檔時，不能科學地將聲像檔案完整記錄和保存。

　　2.2 檔案管理相對較為混亂

　　首先，相關聲像檔案管理制度還不夠完善。由于聲像檔案管理制度不夠完善，導致聲像檔案統一管理十分困難，很大程度上制造了檔案管理混亂現象，為聲像檔案管理質量提升造成不利影響。加之，一部分單位在聲像檔案管理上缺乏嚴格的規則，使得聲像檔案管理隨意性比較強，進一步增加了聲像檔案統一管理的難度。且，一部分單位缺乏相應聲像檔案統一管理機制，使得現實中聲像檔案管理很難統一推進。

　　其次，對于聲像檔案的保護力度還不夠高。聲像檔案與一般檔案相比有很大特殊性，對保護要求較高，一部分管理人員歸檔不夠及時，使得聲像檔案堆積、滯后甚至丟失等情況時有發生，影響了聲像檔案管理質量提升。例如，在進行照片歸檔時，需將照片和底片存放在一起。影像則需要輔助文字說明，如果不能及時完成歸檔，日后的檔案整理工作也相當困難。但是據調查發現，有少數單位仍然沒有按照要求歸檔照片，很多資料(照片和底片)已經丟失或損毀，文字說明更是模糊。很珍貴的資料，由于沒有及時歸檔失去了本身的價值。另外有些單位由于是私人錄制，所以珍貴的聲像檔案保存在錄制者家中。但是在檔案部門前去提取資料時，錄制者不愿交出檔案的情況時有發生，這種情況出現與相關人員檔案保護意識相對薄弱有很大關系。

　　再次，各企業單位管理狀況不均，聲像檔案管理水平參差不齊。有很多企業、事業單位沒有進行較好的保存工作，聲像檔案保管的效果并不是很好。聲像檔案其載體主要為磁帶、光盤等，其在保管上對環境的要求有別于紙質檔案，其需要恒溫、恒濕、防磁等環境，如果環境條件無法滿足就會使一些檔案照片顏色變黃、褪色，底片黏連，這對聲像檔案的保存和利用非常不利，甚至會使聲像檔案損毀流失。

　　最后，活動聲像檔案流失較為嚴重、聲像檔案館藏檔案匱乏也是當前聲像檔案管理普遍存在現象之一。很多單位保存檔案、照片在個人或科室內部，沒有集中統一管理，所以聲像檔案不齊全，沒有檔案來源。外加征集措施不得力，一定程度上增加了館藏不足的問題。再者，通常重要會議或重大活動相應的錄像、攝像工作人員眾多，很多資料都可以通過報紙或圖書查詢到，但是檔案館卻找不到原始檔案。這是由于一個盡管是同一單位參與統一活動，但是沒有相對統一的檔案管理機制，加之部門人員流動性強，每一個工作人員各自只負責自己區域的工作，檔案材料沒有協調統一，在活動結束后檔案材料流失在所難免;二是檔案管理沒有從始至終的貫穿到整個活動中，使檔案材料流失;三是管理人沒有形成有效的管理。資料用過后，下落不明造成檔案的流失。

　　3 檔案(聲像)管理策略——云時代背景下

　　3.1 加強宣傳，提高聲像檔案管理意識

　　檔案管理工作涉及部門較多，其不單單是檔案管理主管部門的事情，更與立檔單位和社會相連，各級領導應更加關注檔案管理工作，使檔案管理工作可以順利實施。從筆者這些年的檔案管理經驗來看，首先，管理部門和新聞單位應具備正向態度，加強宣傳力度，使得聲像檔案管理可以引起社會廣泛關注，增強相關工作人員與人民群眾的意識，為聲像檔案管理工作營造一個積極良好的外在環境。其次，相關檔案管理部門與立檔單位要把握住機遇，積極為檔案管理工作服務。相關部門需要結合聲像檔案管理工作實際情況，充分加強宣傳，促進民眾意識提升。

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