摘 要： 博物館每年都會根據自身的規模大小、自然條件、館藏文物，花費大量的人力、物力、財力舉辦各種展覽。有一個問題不容忽視，那就是展覽成功之時，往往是展覽資料流失之時。在舉辦展覽過程中會產生很多的文字、圖表、聲像等資料。有的資料因為沒有及時收集整理，在中途已經丟失。有的資料分散在各個部門，沒有集中保管，處于失管狀態。如何將展覽陳列實踐中寶貴的第一手資料在第一時間保留下來，進行有效歸檔管理，建立健全展覽檔案，是各博物館面臨的一大現實課題。

　　關鍵詞： 博物館展覽;檔案收集;管理;分析

　　1 新時期博物館展覽檔案管理的必要性

　　當下，越來越多的民眾選擇到博物館休閑娛樂，學習體驗，極大的推動了文化產業類型的消費。從博物館展覽的功能分析，展覽正好可以滿足這種迅速增長的文化精神需求;同時作為觀眾了解歷史、文物的重要載體，在內容方面展覽從前期籌備到展出到后期成果，既包含了展品信息、展陳設計、宣傳活動、參觀人數、觀眾調查、展覽衍生品等方面，也為展覽檔案的管理工作提出了一些改革要求;因此從實際需求方面觀察，在現階段的博物館展覽檔案管理方面，應該建立一套完整的展覽檔案方案，一是為了促進博物館檔案的整體發展，二是奠定了今后博物館檔案社會化服務的基礎。比如在檔案整體發展方面，就可以借助信息采集、數據積累與分析，不斷完善展覽檔案信息，提高展覽檔案管理效率與利用率;而在社會公共服務的層面，可以利用這種展覽檔案管理更為多樣、清晰的為社會民眾日益增強的了解意愿、學習欲求、休閑娛樂等提供有內容、有數據支持的多元服務等。

　　2 博物館陳列展覽檔案分類與管理工作的作用

　　博物館陳列展覽檔案主要包括博物館在舉辦陳列展覽活動中所產生的相關的書面資料、影像記錄、音頻資料等，涉及范圍廣，種類繁多，相較于其他的檔案資料缺乏內在的聯系性與規律性。基于此，博物館陳列展覽檔案的分類與管理工作就顯得尤為重要，它可以幫助建立系統化、規范化的博物館陳列與展覽檔案信息庫，將不同的陳列展覽檔案進行聯系，為日后相關活動的開展提供必要的信息支撐，為相關問題的解決提供數據支持。

　　3 常設固定陳列的展覽檔案

　　3.1 內容設計階段的展覽檔案

　　在展覽策劃前期，主要檔案資料包括展陳策劃書、可行性方案、展覽內容大綱及相關討論記錄、專家論證會紀要、上報審批文件等等。其中，牽涉到內容大綱的資料最多，也最為復雜。在內容設計階段，展覽大綱的完善是一個不斷充實和修訂的過程，一個基本陳列的內容大綱從起草到最后定稿，往往要經歷十幾稿甚至二十幾稿之多的修改，每一版的內容大綱都應標注修改時間并及時存檔，這對回溯策展過程，厘清展覽內容線索有著相當重要的意義。在展覽內容設計階段，要進行文物展品的甄選，展品清單也會隨著展陳大綱的修改而不斷調整，相應產生的文物清單同樣應標明日期并作為該版內容大綱的附件隨之存檔。

　　3.2 形式設計階段的展覽檔案

　　基本陳列及專題陳列由于其長期固定的性質，對形式設計的要求普遍較高，在經費較充裕的條件下，往往會延請專業設計公司負責這一項工作。根據相關法律法規的規定，形式設計公司和展陳施工單位的確定必須經過嚴格的招標程序，在這個不短的時間段內產生的文件種類繁多，數量巨大，包括公開招標文件、參加競標的各設計公司提供的展廳設計效果圖、招標會專家論證紀要，以及展陳各項目經費財務文件等等，這些都是大型展覽項目中不可或缺的重要檔案。在形式設計階段，設計公司與博物館展陳人員將圍繞內容大綱不斷充實、完善形式設計方案。

　　3.3 展陳施工階段的檔案

　　博物館展陳工程不同于普通的房屋裝修施工，涉及范圍廣，技術要求高。這一階段應及時留存的檔案文件包括各類施工圖、施工進度表、各種進場材料的合格證或質保書、施工監理報告、安防及消防系統驗收報告、展覽項目驗收報告等等。施工階段的文件專業性強，法律意義尤其重大，博物館展覽團隊應安排專人與施工方、監理方進行對接，妥善保存相關文件或副本。

　　3.4 布展階段的檔案

　　在設計和施工進行到一定程度的時候，策展團隊要確定最終的布展方案。布展方案需條理明晰，詳細具體，有較強的可操作性和指導意義，內容包括計劃日程表、布展人員各自的具體職責、現場安保方案等等。進入布展階段后，所有參與人員各司其職，嚴格按照布展方案執行自己的工作，在文物出庫、現場點交、展品進柜、燈光調試等一系列進程中，應安排專人全程拍攝現場工作照及視頻資料，以影像的形式真實記錄布展過程。布展工作照和布展方案同樣是布展階段檔案中不可或缺的重要部分。在布展全部結束后，應盡快拍攝展廳現場效果照片，此時展廳尚未對觀眾開放，可以獲取比較整潔的畫面和全面的角度，拍攝的同時兼顧藝術性和紀實性。

　　4 結語

　　綜上所述，博物館展覽檔案的收集、管理和完善需要展陳人員的共同努力，健全展覽檔案第一重要的是形成自覺意識，在展覽項目進行過程中，要養成隨時將相關資料歸檔的習慣。一個展覽完成后，策展負責人應及時撰寫展覽總結報告，盡快整理出該項目的展覽檔案，做到分門別類，條理清晰，檢索便捷。豐富而全面的展覽檔案是博物館展陳工作的真實記錄，也是展覽陳列研究的寶貴資料。隨著中國博物館事業的繁榮，在策劃舉辦優秀展覽的同時，也應更重視展覽檔案的收集和管理。期待在不久的將來，博物館展覽檔案工作能以藏品檔案管理為榜樣，早日走上制度化、規范化的道路。

　　推薦閱讀：廣西博物館文集博物館類期刊投稿