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系統工程企業檔案工作管理體系構建實踐

來源:期刊VIP網所屬分類:綜合論文時間:瀏覽:

  摘要:本文以中國航發沈陽發動機研究所為例,引入系統工程思想,構建以檔案工作需求為輸入,以需求體系、操作體系、產品層次體系為核心,以綜合保障體系為支撐,以檔案產品為輸出,以使命和愿景為目標的企業檔案工作管理體系。本體系旨在對企業檔案工作如何正確地做正確的事進行分析,為檔案工作更好地發揮固有作用和展示自身價值提供基礎保證。

  關鍵詞:企業檔案工作;系統工程;檔案管理體系;檔案體系

檔案工程論文

  《檔案春秋》雜志由上海市檔案局主管、上海市檔案館主辦,是一本以豐富的檔案信息資源為依托,以滿足廣大人民群眾對檔案信息的知情權為服務宗旨。

  1引言

  企業檔案工作是利用科學的原則和方法直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的綜合性工作。以1978年錢學森在上海文匯報發表《組織管理的技術——系統工程》一文為標志,系統工程思想引進中國,并于20世紀90年代到21世紀初由肖漢杰[1]、韓瑛瑾[2]、孫夢芝[3]、廖嵐亭[4]、翟素萍等[5]、鄭元香[6]和李惠銘[7]等嘗試引入檔案工作實踐中。周賢慧[8]運用系統工程原理將檔案工作系統解構為檔案工作目標、檔案工作管理內容(各流程環節)、檔案工作管理資源(人財物等環境)等方面。本研究以中國航發沈陽發動機研究所為例,借鑒現代系統工程模型和梁春華等[9]構建的情報工作體系,構建以愿景為目標,以檔案管理、檔案編研、檔案科研工作需求為輸入,以需求體系、操作體系、產品層次體系為核心,以綜合保障體系為支撐,以檔案產品為輸出的基于系統工程思想的企業檔案工作管理體系,旨在以更快的速度、更高的質量、更低的成本開展企業檔案工作,充分發揮檔案的內在價值,為企業發展提供支撐與保障。

  2基于系統工程的檔案工作管理體系的定義

  系統工程思想和方法經過多年的發展,已經由樸素的系統工程思想,發展到以美國系統工程專家霍爾(A.D.Hall)三維結構模型為代表的傳統系統工程思想[10],進一步發展到以美軍標準MIL-STD-499A/B和國際系統工程協會的系統工程思想為代表的現代系統工程思想[11]。霍爾三維結構模型的系統工程思想集中體現在時間維、邏輯維和知識維上。時間維以工作流程為基礎,以管理內容和管理目標為核心。邏輯維以邏輯思維為基礎,以系統工程過程為表現形式。知識維以方法和技術為基礎,以解決每一階段、每一步驟中可能出現的關鍵問題為目的。基于系統工程理論的檔案管理體系是借鑒現代系統工程的理論和思想[11],將其應用到檔案工作中來,優化和豐富檔案工作管理體系,使檔案工作更加科學、高效。基于霍爾三維結構模型和基于INCOSE系統工程的檔案工作管理體系分別如圖1和2所示。

  3基于系統工程的檔案工作管理體系的構建

  以中國航發沈陽發動機研究所為例,借鑒如圖1和2所示的檔案工作管理體系,構建以愿景為目標,以檔案管理、檔案編研、檔案科研工作需求為輸入,以需求體系、操作體系、產品層次體系為核心,以綜合保障體系為支撐,以檔案產品為輸出的基于系統工程思想的企業檔案工作管理體系,如圖3所示。

  3.1以統帥發展為目的,確定檔案工作的愿景。

  檔案工作愿景,旨在為開展檔案工作提供目標指引和方向導航,從戰略層面解決“做對工作”的問題。檔案工作的核心屬性是原始記錄的管理性和原生知識的支撐性。檔案工作就是將過去完好地保存為歷史記錄,把現在完整地保存為原始記錄,為現在與未來提供盡可能多的歷史記憶和知識支撐,讓歷史學家有過去可研究,讓政治學家有現在可研究,讓檔案學家能有現在可把握與有未來可預測。中國航發沈陽發動機研究所確定的檔案工作使命是圍繞研究所航空發動機和燃氣輪機的技術與產品研發和科研管理全生命周期的檔案工作需求,開展檔案管理、編研、科研工作,發揮檔案工作“歷史記憶和知識支撐”的作用,為所提供“科研發展保障,管理決策支撐”。檔案機構愿景是全面建設產品一流、技術一流、隊伍一流、環境一流的中國航空發動機檔案研究和保障中心。

  3.2以輸入需求為目的,構建檔案工作需求體系。

  檔案工作需求體系是圍繞企業核心業務,貫穿技術與產品研發和科研管理的全壽命周期,通過檔案管理與檔案編研工作,實現歷史記錄的管理性和原生知識的支撐性目標,促進檔案機構愿景和“做對工作”目標的達成。需求體系包括檔案管理、檔案編研和檔案科研三個子體系。中國航發沈陽發動機研究所檔案管理、檔案編研和檔案科研需求子體系以航空發動機工作分解結構(WBS)為基礎,以航空發動機技術與產品研發和科研管理全壽命周期為主線,以各應用門類、各載體形式、各表現形式的檔案管理、檔案編研、檔案科研為核心,以實現原始記錄的管理(查考)性和原生知識的支撐性為目標。

  3.3以規范指導為目的,構建檔案工作技術操作體系。

  檔案工作技術操作體系以霍爾三維結構模型的時間維與邏輯維為基礎構建并由制度、流程、指導書、檢查單、模板、案例等技術操作文件進行指導。

  3.3.1檔案編研技術操作子體系。檔案編研工作的時間維包括課題論證、檔案研究、產品應用3個階段,細化為需求搜集、課題論證、檔案檢索、檔案分析、課題規劃、報告撰寫、產品評價等7個子階段。邏輯維引入系統工程V字模型,如圖4所示。通過融入企業研發體系,確保檔案編研工作對企業各項科研工作提供科學、高效、可持續的知識支撐。

  3.3.2檔案管理技術操作子體系。檔案管理技術操作子體系的時間維包括歸檔計劃制訂、文件材料歸檔、檔案保管利用3個階段,細化為檔案歸檔范圍與保管期限的制定、檔案歸檔計劃的制訂、檔案歸檔計劃的確認、檔案資料的收集與鑒定、檔案資料的整理、檔案的保管、檔案的檢索、檔案的利用、檔案利用的評價與研究等9個子階段。邏輯維引入系統工程V字模型,如圖5所示。通過融入企業研發體系,確保檔案管理工作對企業各項科研工作提供“多快好省”的管理保障。

  3.3.3檔案科研技術操作子體系。檔案科研操作技術子體系的時間維包括P課題論證、專業研究、產品應用3個階段,細化為需求搜集、現狀調研與分析、課題論證、專業研究、課題規劃、報告撰寫、產品應用等7個子階段。邏輯維引入系統工程V字模型,如圖6所示。這一體系,服務于檔案管理子體系和檔案編研子體系,以確保檔案管理與編研工作科學、高效和持續地發展。

  3.4以輸出產品為目的,構建檔案產品層次體系。

  產品層次體系基于對檔案工作的需求,是產品規劃的宏觀構架和重要組成部分,既是實現檔案機構的愿景的保證,又是滿足檔案專業人才成長的指南和牽引,從戰術上解決“做對檔案工作”的問題。檔案產品層次體系,包括檔案編研產品、檔案管理產品和檔案科研產品等3個子層次體系。檔案編研產品層次子體系包括5個層級。第一級為一次編研,如匯編、匯集、文集等;第二級為二次編研,如技術攻關總結、型號研制歷程、產品簡介、大事記(型號大事記)、工程(項目建設)簡介、設備簡介、質量事故分析記編、組織沿革、單位情況介紹、成果簡介、基礎數據匯編、會議簡介等;第三級為三次編研,如手冊、年鑒等;第四級為四次編研,如所史、專業研究報告等;第五級為五次編研,如專著、專題評述等。檔案管理產品層次子體系包括:件、卷、門類、項目/型號和檔案全宗。檔案科研產品層次子體系包括:資料匯編、綜述報告、專業趨勢報告、專業研究報告、專業述評報告等。

  3.5以支撐為目的,構建檔案綜合保障體系。

  檔案綜合保障體系以保障檔案產品體系和檔案技術操作體系的實現為目標,解決“做對工作”的問題。類似于霍爾三維結構模型中的知識維,類似于INCOSE中的項目流程、項目使能流程和協議流程,類似于流程背景中的控制項和使能項。其具體包括制度體系、人才與團隊、數字檔案平臺和安全防護等子體系。

  3.5.1檔案工作制度子體系。通過制訂并實施基于流程和門類(橫看成類側成流)、涵蓋總體、技術操作和技術基礎三個層級和不同載體類型(宏微虛實各不同)的基于系統思想的檔案工作制度體系,提升檔案工作的規范性和系統性。

  3.5.2檔案專業人才與團隊子體系。通過引進檔案專業與背景專業人才優化專業配置,通過構建基于檔案專業知識、檔案專業技能、檔案基礎能力、檔案職業素養的4維π形能力素質模型,并通過基于知識與技術的5維5級人才成長模型,造就國內一流的“兩專多能”π形能力素質結構檔案專業人才和隊伍。

  3.5.3數字檔案平臺子體系。通過建設以專/兼職檔案人員、項目主管人員、檔案形成人員和信息專業人員共同參與為合作機制,以記錄、文件、檔案作為管理與研究基礎的,以與各業務系統高效互聯互通完成數字輸入,以檔案管理與編研工作流程為主線,以大數據采集、挖掘、分析技術為輔助手段的多功能數字化檔案工作平臺,實現資源的數字化、管理的自動化和服務的知識化,進而全面提升檔案工作的效率、質量與水平。

  3.5.4檔案安全防護子體系。通過智能安全子體系的不斷健全與完善,逐步建立起人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防護體系[12],確保檔案各方面的安全。

  4結束語

  基于系統工程(SE)管理思想的檔案工作管理體系集成了檔案工作的全過程、全要素以及全部利益相關者,形成的管理體系構架、檔案產品層級結構、橫看成類側成流的制度體系、4維π形能力素質模型等,并在實踐中得以應用,突顯了檔案工作的價值。該體系仍需要進一步驗證、改進和完善。

  參考文獻:

  [1]肖漢杰.運用系統工程進行檔案管理[J].蘭臺世界,1993(Z1):38-38.

  [2]韓瑛瑾.系統工程在科技檔案工作中的應用[J].機電兵船檔案,1994(3):25-29.

  [3]孫夢芝.運用系統工程原理解決檔案館組織管理問題[J].檔案學研究,1996(1):12-14.

  [4]廖嵐亭.試論系統工程在檔案工作中的應用[J].同煤科技,1997(3):63-64.

  [5]翟素萍,黃新蘇.系統工程方法在檔案工作中的應用[J].科技檔案,2000(1):6-6.

  [6]鄭元香.系統工程在科技檔案工作中的應用[J].石油化工建設,2000(3):45-46.

  [7]李惠銘.試述系統論在檔案管理中的應用[J].北京檔案,2011(6):22-24.

  [8]周賢慧.運用系統工程原理解構檔案工作系統[J].城建檔案,2015(1):48-50.

  [9]梁春華,劉紅霞,索德軍,孫明霞,劉殿春.基于系統工程的情報研究工作管理體系的探討[J].情報工程,2018,4(4):104-111.

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