摘要：人力資源管理的重要部分和重要依據(jù)之一就是醫(yī)院人事檔案管理工作。人事部門是形成干部人事檔案的主體，干部人事檔案的種類可以分為十個種類。簡要敘述醫(yī)院干部人事檔案管理存在的若干問題。醫(yī)院干部人事檔案規(guī)范管理刻不容緩，將從幾個方面分析如何加強醫(yī)院干部人事檔案管理工作，并給出建議。

　　關(guān)鍵詞：衛(wèi)生系統(tǒng) 干部 檔案管理 建議

　　人力資源管理的重要部分和重要依據(jù)之一就是醫(yī)院人事檔案的管理工作。以往的醫(yī)院人事檔案管理，全部是人工管理為主，剪刀膠水針線，十分繁瑣紊亂。極容易出現(xiàn)個人主觀差錯，加之人事管理檔案人員不固定，也確實存在因交接不當(dāng)而引發(fā)的檔案管理誤差，容易出現(xiàn)檔案資料保管不當(dāng)、遺失、缺漏現(xiàn)象。檔案材料的遺失會對員工個人造成無法衡量的損失。無錫市人民醫(yī)院是蘇南地區(qū)三甲醫(yī)院，在編人數(shù)達到2300人次，基數(shù)大，做好醫(yī)院干部人事檔案信息管理工作刻不容緩。堅決克服各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的“說起來重要、 抓起來次要、 用起來需要、忙起來忘掉”的現(xiàn)象[1]，做好檔案管理工作。

　　人事部門是形成干部人事檔案的主體。干部人事檔案從總體來分為：自傳材料、個人材料;履歷材料;考核鑒定類;職稱技能類;政審類;入黨團等材料;獎勵類;涉法類;招錄類;其他可參考類材料。檔案嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，做到逐份鑒別，篩選、分類、排序、編制目錄、加工、裝訂成卷。為確保檔案材料真實地反映干部的成長經(jīng)歷，確保人事檔案質(zhì)量整體得以提高，從下面幾個方面入手確保干部人事檔案規(guī)范性很有必要：

　　第一，《干部履歷表》是干部人事檔案中的關(guān)鍵資料之一：出生日期、學(xué)歷、參工時間，工作經(jīng)歷以及受到的獎懲情況等。但是隨著時間的延長，個別出生日期、工作經(jīng)歷等重要信息出現(xiàn)檔案材料前后不一致。還有歷年工資發(fā)生變動時，完善相關(guān)的工資變動表也是人事部門日常工作之一，在填寫時必須保證嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真。但是事實是，由于工資變動表繁瑣(由于調(diào)資，人員晉升，歷年聘用等)，導(dǎo)致工作人員甚至于拖延到職工退休都沒有完成個人的工資變動表，造成審批的困難，待遇兌現(xiàn)不了。

　　第二，大學(xué)生的畢業(yè)轉(zhuǎn)正材料可以證明工作時間，但干部方案審核中，部分相應(yīng)干部檔案缺證明，很難論證其工齡，等到員工滿足退休政策需要辦理退休手續(xù)的時候無法向上級部門證明員工的參工時間，無法論證其工齡。完善的工資變動表可以從不同時期反映出工作時間以及待遇的變化情況，員工的合法權(quán)益能夠得到有效的維護。對變化做好記錄，早日進行整理歸檔，完善個人經(jīng)歷記錄，準(zhǔn)確地反映干部的個人履歷，這項工作雖然工作量巨大，耗時耗力，但是絕對無法回避，早日完善是必由之路。學(xué)籍檔案也是重要的組成部分，對學(xué)籍檔案設(shè)計合理，內(nèi)容規(guī)范，保證其能夠完整地記錄學(xué)籍信息，在學(xué)生畢業(yè)時，學(xué)生在校期間的所有材料歸納入檔，根據(jù)傳遞地址及時投遞，跟用人單位做好檔案交接工作，這些都是提高干部人事檔案規(guī)范化的前提。

　　1 醫(yī)院干部人事檔案管理中的幾個問題

　　1.1 人事檔案前后不一致，真實性和完整性有待考量

　　集中整合醫(yī)院各項信息是人事檔案管理人員的首要工作。目前大部分醫(yī)院的檔案管理主要以記載時間長久的紙質(zhì)資料為主，個別紙質(zhì)材料發(fā)黃發(fā)脆，但是時間越是久遠(yuǎn)的檔案材料其真實性還越高，記載的相關(guān)工作人員的個人信息資料越可靠。在人事檔案的信息登記過程中，由于涉及大量信息，相關(guān)人員在記錄的過程中可能會出現(xiàn)書寫不規(guī)范、不全面，差之毫厘謬以千里，檔案的真實性和準(zhǔn)確性會大打折扣。檔案材料不規(guī)范，醫(yī)院干部人事檔案是在醫(yī)院的發(fā)展過程中，在不同的發(fā)展時期經(jīng)由不同的發(fā)展渠道收集起來的，時間、部門等不同造成材料不規(guī)范，例如同一個人不同時期的檔案材料所反映出來的出生年月、入黨時間有差異;干部姓名不規(guī)范同音不同字，甚至還有專有老式代名詞;需要組織審查蓋章簽名的地方未簽名未有簽章;需要個人確認(rèn)并簽名的地方未簽名;未按照要求使用黑色墨水填寫而使用了藍色墨水填寫等。

　　檔案內(nèi)容有缺陷：人事檔案都存在輕視具體說明、重視抽象定論，輕視近期表現(xiàn)、重視歷史結(jié)論等問題，而隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，這些檔案已經(jīng)無法滿足需求;空洞，檔案中往往是“避重就輕”，在敘述干部缺點的時候使用的筆墨很少，也就是缺點少、優(yōu)點多，評價不夠真實，無法從檔案材料中看出干部的真實水平;內(nèi)容單一也就是缺乏全面性，一般的醫(yī)院干部人事檔案只包括登記表、履歷表和工資表等內(nèi)容，信息簡單，不夠客觀和全面，無法滿足社會需求。干部檔案從側(cè)面體現(xiàn)管理人員對人事工作的態(tài)度，人事部門的工作量﹑服務(wù)效果等，甚至于整個醫(yī)院的發(fā)展趨勢，關(guān)鍵時刻的查詢資料希望帶來的不是遺憾。

　　1.2 人事檔案管理制度落后，滿足不了相關(guān)單位對人才的高需求和頻繁人才流動的需要

　　在醫(yī)院的管理過程中，醫(yī)院的人事管理制度已經(jīng)不能滿足人才需求了。醫(yī)院在進行職工人事檔案代理前，今后查閱利用等提供便利：通過信息技術(shù)把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息留存。舉個例子，一年一度的年度考核，各科室將紙質(zhì)材料收集匯總交支部書記，支部書記匯總給人事科相關(guān)整理人員，相關(guān)人員整理存檔，其中就會有個別科室人員個人原因遲交沒交，或者科室漏交誤交，甚至人事科相關(guān)人員遺失甚至錯分。年度考核還僅僅是檔案材料之一，這種費時費力的手工操作，耗時長，效率低，準(zhǔn)確率低下，總體來說就是檔案管理水平低下。

　　1.3 人事檔案管理人員的工作態(tài)度、個人素質(zhì)有待提高

　　傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理過程中，醫(yī)院負(fù)責(zé)人對人事管理重視程度不足，在對檔案的收集、存放、整理，認(rèn)識程度有待提高。針對人事檔案管理人員的職稱，沒有太高的要求，因此很多管理人員都是由護理、臨床或者其他輔助科室改行來的，沒有經(jīng)過具體的培訓(xùn)，知識水平和專業(yè)技能跟不上，整個醫(yī)院人事檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊。部分檔案管理人員個人素質(zhì)不高，沒有認(rèn)識到檔案管理的嚴(yán)肅性和重要性。種種問題導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理中依然存在著許多問題，使醫(yī)院改革創(chuàng)新方面受到巨大沖擊。沒有形成正確的認(rèn)識。

　　醫(yī)院的很多個人、機構(gòu)和部門，都有形成和完善醫(yī)院干部人事檔案的責(zé)任，但是大多數(shù)醫(yī)院的工作人員都認(rèn)識不到檔案管理的重要性，經(jīng)常想當(dāng)然不按照要求和規(guī)定填寫、處理干部人事檔案的問題，帶來了材料不科學(xué)、不規(guī)范、不完整的后果。檔案收集材料不及時，由于不重視人事檔案管理，醫(yī)院工作人員不愿意或者無意將自己的材料交給檔案管理人員，檔案管理人員無法及時將材料收集齊全，造成檔案管理不夠規(guī)范和全面，惡性循環(huán)。

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