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技工院校圖書館檔案管理的信息化

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  摘 要:人類社會(huì)自從進(jìn)入 21 世紀(jì)以來,數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)進(jìn)入各行各業(yè)之中,圖書館作為技工院校的重要機(jī)構(gòu)之一,把計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于技工院校圖書館的檔案管理之中,走檔案管理信息化之路是必然的趨勢。

  關(guān)鍵詞:技工院校 檔案管理 信息化

  檔案管理主要是由檔案信息資源的建設(shè)、硬件設(shè)備的建設(shè)、規(guī)范化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及對檔案信息化管理相關(guān)人才的培養(yǎng)等部分組成。所謂“檔案管理信息化,主要是指運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù),在國家統(tǒng)一組織安排下,將檔案實(shí)體以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為電子文件的形式,進(jìn)行統(tǒng)一的保存、管理、匯總、檢索。從而形成全社會(huì)范圍內(nèi)的信息大網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享,實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理和利用。”

  一、信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的優(yōu)勢

  檔案管理工作在圖書館各項(xiàng)工作中占據(jù)著非常重要的地位,因?yàn)樗褕D書館不同階段的組織結(jié)構(gòu)、人員編制以及各項(xiàng)工作所取得的成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等都完整地記載下來了,從某種意義上說,檔案是一部圖書館的成長、發(fā)展史,人們通過對圖書館檔案的閱讀,可以清楚的了解到圖書館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和員工管理工作等各個(gè)方面。

  檔案信息化管理相對于傳統(tǒng)保管方式更易于存儲(chǔ)和管理,將現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于圖書館的檔案管理當(dāng)中,不僅可以解決過去依靠庫房管理、手工抄寫目錄所帶來的種種不便和繁瑣,實(shí)現(xiàn)用較少的空間將檔案永久保存,而且除了對文字資料的保存以外,通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對照片、音像資料等有聲檔案資料的永久保存。在對檔案的管理方面,計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)也發(fā)揮著非常出色的功能,我們可以將檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化處理,在以后的工作中,我們就可以隨時(shí)隨地查看和調(diào)用我們所需要的檔案資料,而且這種查看和調(diào)用是非常便捷和迅速的。圖書館檔案管理的信息化,不僅避免了我們?nèi)粘9ぷ髦写罅康闹貜?fù)工作, 更為重要的是它大大提高了工作效率,提升了檔案信息服務(wù)質(zhì)量, 實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享,從而為社會(huì)節(jié)約了大量的人力、物力和財(cái)力。

  二、技工院校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化所面臨的問題

  (一)硬件設(shè)施水平普遍較低

  圖書館檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的資金來購買計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤以及光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代的硬件設(shè)施,而且在檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)這些軟件設(shè)施方面也需要投入一定的資金和人力,這對于一部分實(shí)力不夠雄厚的學(xué)校來說,確實(shí)是一筆不小的資金。另外,對于一些具備相應(yīng)資金實(shí)力的學(xué)校,由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏長遠(yuǎn)的眼光,舍不得投入財(cái)力來建設(shè)符合現(xiàn)代化檔案管理要求的硬件設(shè)施。這就從根本上制約了技工院校圖書館檔案管理的信息化建設(shè)。

  (二)檔案信息化管理不夠規(guī)范化

  目前,各院校的圖書館檔案管理信息化建設(shè)還沒真正實(shí)現(xiàn),國家對于這方面也沒有詳細(xì)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),這就造成了當(dāng)前圖書館檔案信息化管理不夠規(guī)范化。另外,我國現(xiàn)在針對檔案信息化已經(jīng)建設(shè)了很多的數(shù)據(jù)庫,但由于我國檔案大多數(shù)還只是對本部門本單位的開放,開放程度較低,這就導(dǎo)致了大部分已經(jīng)建好的數(shù)據(jù)庫不能被大多數(shù)人所享用,從而造成了巨大的信息資源浪費(fèi)。值得一提的是,有些對外開放的圖書館檔案數(shù)據(jù)庫資源,由于一部分人缺乏安全意識(shí),對檔案信息沒有采取相應(yīng)的保護(hù)措施,致使“網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案信息更加容易被不法分子盜取,并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播,這不僅會(huì)造成在檔案信息管理時(shí)重要信息的流失,從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。”

  (三)工作人員專業(yè)技能水平有待進(jìn)一步提高

  圖書館檔案管理信息化已經(jīng)是必然的趨勢,因此,衡量檔案管理人員專業(yè)技能水平高低的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是看其是否能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理并掌握其理論知識(shí)。但就目前來看,我國大部分技工院校普遍存在的問題就是檔案管理人員年齡偏大、缺乏現(xiàn)代化、信息化的檔案管理技術(shù)和理論知識(shí)。因此,要實(shí)現(xiàn)學(xué)校圖書館檔案管理的信息化,就要加大對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)力度,不僅要培訓(xùn)他們的計(jì)算機(jī)操作技能,而且還要訓(xùn)練他們的創(chuàng)新思維能力,同時(shí),學(xué)校應(yīng)該大力引進(jìn)年輕的高素質(zhì)、高技術(shù)人才,從而不斷充實(shí)圖書館檔案管理人員隊(duì)伍。

  三、圖書館檔案管理的信息化建設(shè)

  (一)實(shí)現(xiàn)管理思想和硬件設(shè)施的現(xiàn)代化

  隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書館檔案管理中的不斷應(yīng)用,相對于傳統(tǒng)思維方式和傳統(tǒng)工作方式,現(xiàn)代化的檔案管理方式所展現(xiàn)出來的優(yōu)勢已經(jīng)被越來越多的人所贊同,人們已經(jīng)普遍認(rèn)識(shí)到現(xiàn)在的檔案管理根本離不開計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)。因此,對于技工院校的管理者來說,只有首先從思想上不斷創(chuàng)新,不斷更新陳舊的思維模式和管理模式,才能以開放的視角在較高的層面上來構(gòu)建學(xué)校的圖書館檔案的信息化管理,才能積極籌措資金,從財(cái)政上來保障圖書館檔案硬件設(shè)施的現(xiàn)代化建設(shè)。

  (二)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化和制度化

  目前,圖書館檔案管理的信息化建設(shè)的速度十分迅速,而且建設(shè)的數(shù)據(jù)庫數(shù)量非常的龐大,但相對于管理而言,其規(guī)范化和制度化卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到。因此,如何在工作制度和文件管理要素上提高規(guī)范化程度,是我們一直在努力實(shí)現(xiàn)的任務(wù)。“目前,我國很多地方與院校正在積極建設(shè)信息文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是, 對分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中的電子文件進(jìn)行集中管理, 有的采取集中存儲(chǔ)、集中利用的模式, 有的采用備份中心的模式, 有的采用存儲(chǔ)目錄、邏輯歸檔的模式。” 我認(rèn)為這種方式,能夠在很大程度上提高檔案信息化管理的規(guī)范化水平。其次,作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把圖書館檔案管理信息化列入學(xué)校日常管理工作之中,從而形成檔案的制度化管理。

  (三)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

  圖書館檔案管理的信息化建設(shè)離不開一支具有高素質(zhì)、高技術(shù)的人才,這就需要學(xué)校努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理人才。作為檔案管理人員,在日常工作中一定要通過培訓(xùn)、進(jìn)修等方式,一方面能夠掌握相應(yīng)的理論知識(shí), 另一方面能夠熟練地運(yùn)用信息技術(shù)來完成具體的工作任務(wù)。

  總之,隨著信息科技的不斷進(jìn)步,檔案管理信息化已經(jīng)成為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域不可或缺的一部分,只有積極進(jìn)行檔案管理信息化的規(guī)范化和制度化建設(shè),才能不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新形勢、新變化。

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