一、儀器設(shè)備檔案的特點(diǎn)
1、使用的頻繁性。儀器設(shè)備檔案是檢測機(jī)構(gòu)諸檔案中使用率最高的一類檔案，儀器設(shè)備的檢驗(yàn)、安裝、操作、維修、改造、更新等都離不開檔案材料。
2、需求的及時(shí)性。儀器設(shè)備的正常運(yùn)行關(guān)系到檢測機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益，儀器設(shè)備一旦發(fā)生故障就需要及時(shí)排除，所以要求一些常用的檔案材料隨手可取，使用方便。
3、檔案材料的成套性和連續(xù)性。要保證儀器設(shè)備的正常運(yùn)行和使用，在設(shè)備管理中就要了解它的過去和現(xiàn)在，就要利用其成套的檔案材料，而這些材料應(yīng)能如實(shí)反映儀器設(shè)備狀況。隨著時(shí)間的推移，檔案材料應(yīng)該不斷的增加。
4、檔案材料的絕對準(zhǔn)確性。儀器設(shè)備在檢測機(jī)構(gòu)中的功能與作用就確定了儀器設(shè)備不能有任何的差錯(cuò)，所有的數(shù)據(jù)應(yīng)該絕對準(zhǔn)確，圖紙、說明與實(shí)物必須完全一致。
二、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案歸檔的原則
檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備檔案屬于科技類檔案，其建立及管理需符合科技檔案管理的規(guī)定：(1)歸檔的設(shè)備管理和設(shè)備儀器申購、驗(yàn)收、使用、維修、改造各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料，對檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)具有參考價(jià)值和憑證作用；(2)歸檔的文件材料必須反映設(shè)備管理和設(shè)備儀器項(xiàng)目從申購到改造的全過程，必須保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；(3)歸檔的設(shè)備儀器文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律、保持其有機(jī)聯(lián)系，必須與實(shí)物一致并有成套性；(4)作為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)固定資產(chǎn)的各種國產(chǎn)、進(jìn)口和高、精、尖、新、稀的設(shè)備儀器，均須歸檔。
儀器設(shè)備檔案可按專業(yè)或?qū)傩苑诸悺⒔M卷、編目，建立總目錄和分類目錄以達(dá)到統(tǒng)一，清晰。建議如下：（1）儀器設(shè)備的組卷以臺(tái)為單位整理；（2）儀器設(shè)備說明書及軟件等組為單獨(dú)的卷，建檔后(軟件備份) 可借出給儀器設(shè)備機(jī)組保管使用，升級(jí)改造記錄單獨(dú)組卷；（3）儀器設(shè)備使用維護(hù)記錄單獨(dú)組卷，每年收集整理加入該卷；（4）儀器設(shè)備使用過程中產(chǎn)生的其它材料可組成獨(dú)立的卷，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。
集中統(tǒng)一管理是檔案工作的基本原則，儀器設(shè)備的檔案管理也要遵循這個(gè)原則：統(tǒng)一管理，分級(jí)保存，方便利用，并且確定“保管與利用相結(jié)合，保管為使用服務(wù)”的思想。統(tǒng)一管理是指機(jī)構(gòu)檔案管理的總原則，由專人進(jìn)行統(tǒng)一管理；分級(jí)保存是指由儀器設(shè)備檔案的使用頻繁性和需求的及時(shí)性所決定的，由使用頻繁科室專人負(fù)責(zé)保管；方便利用也是由儀器設(shè)備檔案的使用頻繁性和需求的及時(shí)性所決定的，必須在發(fā)生問題時(shí)能夠及時(shí)調(diào)出檔案材料。
三、儀器設(shè)備檔案的內(nèi)容
儀器設(shè)備檔案應(yīng)該包括儀器設(shè)備購買訂貨資料、驗(yàn)收安裝調(diào)試資料、使用情況資料、維修保養(yǎng)資料等，這些資料不僅能夠反映儀器設(shè)備的每個(gè)方面，而且可以反映整體運(yùn)行的全過程。
1、儀器設(shè)備購買訂貨資料：主要包括訂購儀器設(shè)備的申請報(bào)告、計(jì)劃（包括型號(hào)、生產(chǎn)廠家名單）、可行性論證報(bào)告（包括經(jīng)濟(jì)估算和經(jīng)濟(jì)效益）、訂貨合同、訂貨清單、領(lǐng)導(dǎo)批示、審批文件的復(fù)印件等。
2、儀器設(shè)備驗(yàn)收安裝調(diào)試資料：1制訂開箱驗(yàn)收制度。購進(jìn)儀器設(shè)備的隨箱文件材料一般有收箱單、合格證、安裝和使用說明書、圖紙、電氣原理圖等。新設(shè)備開箱時(shí)必須有檔案人員在場，必須編制開箱驗(yàn)收報(bào)告，開箱驗(yàn)收報(bào)告包括開箱時(shí)間、開箱地點(diǎn)、參加開箱的部門、開箱人員，并記載和說明到貨的儀器設(shè)備和附件是否與訂貨合同和訂貨清單上要求的到貨時(shí)間、型號(hào)、數(shù)量相符以及完好情況等。若有缺少或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)本機(jī)構(gòu)、廠家、檢驗(yàn)機(jī)關(guān)復(fù)查，將缺少或損壞情況、復(fù)查結(jié)果、現(xiàn)場照片、索賠報(bào)告、最終結(jié)果和處理結(jié)果等資料一同隨驗(yàn)收報(bào)告存檔備查。主要負(fù)責(zé)人應(yīng)在報(bào)告上簽字。2安裝調(diào)試報(bào)告。主要記載和說明安裝和調(diào)試的時(shí)間、參加安裝調(diào)試的人員、安裝的場地和環(huán)境，特別是對儀器出廠的各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)逐項(xiàng)進(jìn)行調(diào)試和驗(yàn)收的情況。這一內(nèi)容反映了儀器的初始狀態(tài)，是日后評(píng)價(jià)儀器性能變化情況的基礎(chǔ)。經(jīng)過調(diào)試，如果儀器達(dá)不到規(guī)定指標(biāo)，應(yīng)附情況報(bào)告、索賠報(bào)告以及交涉結(jié)果和最終結(jié)果等資料。儀器安裝調(diào)試完畢后，儀器安裝調(diào)試負(fù)責(zé)人、廠方技術(shù)人員和使用單位負(fù)責(zé)人均應(yīng)在報(bào)告上簽字。若有遺留問題，應(yīng)撰寫備忘錄，簽字后存檔。
3、原始技術(shù)資料。儀器的原始資料如使用說明書、維修說明書等，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印，原始資料存檔，復(fù)印件提供儀器操作和維修人員使用。
4、使用情況和維修保養(yǎng)資料：1移交給使用科室的清單及簽字記錄。2每天使用記錄，包括使用時(shí)間、操作人員，使用用途等。3儀器設(shè)備發(fā)生故障申報(bào)單。內(nèi)容包括發(fā)生故障的時(shí)間、現(xiàn)象、產(chǎn)生的原因及操作人員等。4維修記錄。內(nèi)容包括維修時(shí)間、修復(fù)時(shí)間、維修人員、故障分析、更換部件、維修費(fèi)用等。5儀器設(shè)備修復(fù)后的情況。6每次保養(yǎng)及檢定記錄。包括保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)期限、保養(yǎng)人員、檢定時(shí)間、檢定期限、檢定機(jī)構(gòu)、檢定人員等。
5、儀器設(shè)備改進(jìn)、改裝、報(bào)廢和處理過程中產(chǎn)生的文件資料。包括：合理化建議、領(lǐng)導(dǎo)批示、處理情況、處理結(jié)果、處理后情況及在過程中形成的文件資料、報(bào)廢申請文件等。
四、儀器設(shè)備檔案要及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)格檔案制度。作為一名檔案管理人員，首先要具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，要學(xué)習(xí)檔案法等相關(guān)法律知識(shí)。其次要認(rèn)真學(xué)習(xí)本機(jī)構(gòu)的專業(yè)知識(shí)，做到將檔案管理融入到本專業(yè)中，將本機(jī)構(gòu)的檢測儀器設(shè)備檔案整理的既符合檔案管理規(guī)定，又符合本機(jī)構(gòu)實(shí)際使用情況。檔案管理員應(yīng)經(jīng)常到各使用科室了解使用情況，主動(dòng)配合操作人員和技術(shù)人員做好設(shè)備的定期保養(yǎng)和維修工作，通過檔案加強(qiáng)對設(shè)備的檢查、監(jiān)督和管理，注意總結(jié)儀器設(shè)備檔案的利用成果。
五、結(jié)語
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與檢測技術(shù)的不斷發(fā)展，檢測機(jī)構(gòu)使用的高、精、尖端設(shè)備儀器將越來越多，對設(shè)備儀器的管理將越來越嚴(yán)格，檢測機(jī)構(gòu)一定要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和管理意識(shí)，認(rèn)真細(xì)致地做好設(shè)備儀器的管理工作，才能有效地提高檢測機(jī)構(gòu)的技術(shù)水平和市場價(jià)值。