摘要：教務管理是協調好教學工作的關鍵，教務檔案的規范化、有序化管理在高校本科教學工作審核評估中扮演著重要的角色。本文針對本科教學工作審核評估中的教務檔案管理，區分紙質檔案和電子檔案兩種載體，分別提出了優化管理措施。

　　關鍵詞：教務檔案 檔案管理 教學工作 審核評估

　　2013年12月，教育部頒布了《普通高等學校本科教學工作審核評估方案》，從辦學定位、人才培養目標、教學資源、學生發展、教學質量等方面對審核評估的范圍與重點、評估程序與任務等進行了詳細的描述，涵蓋了學生從踏入大學校門到畢業的整個培養過程。為了做好迎評工作，堅持“以評促建，以評促改，以評促管、評建結合，重在建設”的方針，全國各地高校大都成立了由教務部門牽頭、院(系)教務辦公室具體執行、其他各部門積極配合的領導小組。依據評估方案要求，認真準備各項評估材料，找出不足并積極整改。教學工作是高校的中心工作，有效的教務管理是教學管理質量的基本保障[2]，而教務檔案是教務管理中最重要的一個環節。因此，有效的教務檔案管理是高校能夠順利完成本科教學工作審核評估工作的關鍵所在，亦是實現教學和質量保障體系運行的有效保障。

　　1教務檔案的概念與范疇

　　教務檔案是教學管理職能部門在教學管理活動過程中直接積累形成的文字、圖表、相片、音像等資料，是教學內容、方法、途徑和效果的真實記錄的文件集合體，是具有保存、查證、參考和利用價值的信息資源，是提高工作效率和進行教學情況研究的重要條件和依據[3]。

　　教務檔案的范疇從載體上來看，主要有紙質檔案、電子檔案和聲像檔案。從內容范疇來看，教務檔案可以分為：一是學生學籍管理檔案。包括：新學期學生簽到表、退學文件、本科生畢業及學位資格審核表、轉專業申請表等;二是教學研究與質量管理檔案。包括：專業師資情況、教學研討記錄、各類教學獎項申請材料、教學研究論文、師生競賽獲獎等;三是教學計劃實施與教學運行管理檔案.包括：本科生人才培養方案、教學大綱、進度表、期末考卷、課程成績單及質量分析表等;四是教材信息管理檔案.包括：學期教材信息征訂表、學生教材簽收單、教師用書等。

　　2教務檔案在本科教學工作審核評估中的重要性

　　2.1教務檔案是教學管理活動的真實記錄

　　教務檔案是能夠真實地反映教學管理情況的唯一途徑，亦是教學管理活動的唯一證據。例如：若一位考生期末考試無成績，那么就可能會有兩種情況。一是老師不小心把考生的試卷弄丟了;二是考生本場考試缺考。此時考生考試簽到表是唯一能夠真實地反映出考生是否參加本場考試的直接證據，也能夠快速判斷出考生無成績的責任主體。

　　2.2教務檔案是教學管理質量的直接體現

　　判斷教學質量管理的好壞，除了要能解決好師生所關注的問題以外，還要能夠快速、準確地找出他們所需要的相關材料。因此，教務檔案規范化管理是做好教學管理的關鍵，亦是教學管理質量的直接體現。

　　2.3教務檔案是本科教學工作審核評估的重要依據

　　本科教學工作審核評估是高等教育教學質量保障體系的重要組成部分，如何體現出人才培養的質量是撰寫自評報告的關鍵(如：師生獲獎情況、本科教學相關政策、人才培養方案等)。那么教務檔案必然為完成本科教學工作審核評估所需要的各種材料及數據提供了最重要的依據，亦是順利通過評估的關鍵所在。

　　3優化教務檔案管理的措施

　　國家檔案局發布的《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2015)中明確規定了歸檔文件整理的原則：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系;區分不同價值便于保管和利用;符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理;保證紙質文件和電子文件的整理協調統一[4]。對于紙質文件材料和電子文件材料的歸檔整理都做出了相應規定。因此，本科教學工作審核評估中的教務檔案整理也不例外。

　　3.1對于紙質檔案管理

　　3.1.1統一“度量衡”

　　“無規矩不成方圓”，如果相同或相似的材料紙張的選取不統一，就會讓人覺得很混亂，整理起來很麻煩，入庫也不便，更影響美感，因此做好教務檔案工作一定要統一紙張的大小、內容的結構。紙張的選取要以整理方便、入庫方便、查找方便、搬運方便、占據空間大小合適及方便師生的使用等因素為原則，那么A3、A4、B3紙張作為教務檔案用紙是最合適的型號。各個院(系)的教務檔案最大的量莫過于試卷庫，選取A3的型號作為印刷試卷的紙張，是最便于老師的批改、查閱以及膠裝入庫等程序。又如像通識選修課、新生研討課及科學講座等課程的考核方式可能是提交手寫報告，則選取具有本校抬頭的B3型號信箋紙，其好處不僅方便歸檔，信箋上的線條也便于學生撰寫報告。對于其他教務檔案材料的量不是很多，選取最常用的A4型號紙張，符合人們的生活習慣并便于教務秘書的歸檔。

　　3.1.2分類與存放

　　不同的教務檔案根據量的多少、使用的頻率及材料的相似度等采取不同的分類標準。對于試卷、畢業論文等材料每學期(學年)的量都很大，可以在庫房中指定某個區域只存放某種材料按照學期(學年)進行分類。而像助教考核表、證書領取簽到表、獎懲材料等量相對較少的檔案可以直接以材料的名稱進行分類并按照收集的時間順序存放于指定的檔案盒中，并及時銷毀無效(過了存儲年限)檔案，也節約了空間和資源。

　　3.1.3編碼與排序

　　審核評估專家組進校考察會查閱材料，例如：歷年試卷、畢業論文等。為快速、準確地找出評估專家所要查閱的相關材料，這就需要教務秘書對教務檔案有效地編碼和排序。最常見的檔案編號方法有筆形編號法、姓氏編號法及漢語拼音首字母編號法。根據教務檔案具有重復性強、人員流動性大等特點及教務秘書專業背景的約束性，采用漢語拼音首字母編號法并結合Excel軟件進行排序的方法，會起到事半功倍的作用。以試卷庫整理為例，具體操作：從教務管理系統導出本學期含有課程名稱的Excel格式的數據;然后選中表中的“課程名稱”點擊排序和篩選任務欄中的升序按鈕，此時表中的順序就是按照漢語拼音首字母進行排序的;最后在膠裝后的試卷側面標上對應的編碼并有序地存放于相應的位置。抽查某本試卷只要找出目錄清單上的課程名稱對應的編碼就能快速準確地找到所需要的試卷。

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