摘要：大型施工總承包項目，管理責任，特別是經濟壓力均落實在總承包單位，總承包單位將面臨大量組織協調工作，協調產生的對外、對內費用在結算時都會通過總承包單位暴露。資料缺失嚴重，無法有效與建設單位結算，增加內部矛盾。加強過程中對費用變更資料一定要有效管理，增加項目盈利點。

　　關鍵詞：商務資料專員、商務資料管理制度、數字化管理

　　1.大型施工總承包項目商務管理問題

　　施工企業商務管理的目的是避免損失取得較好的經濟效益。傳統項目商務管理在結算階段一攬子上報，歷經1至2年完成結算工作。這種方式在如今合同條款嚴密、人員不穩定及資金高周轉的情況下只會增加經濟損失，所以必須在全過程中加強商務管理，確保資料完整性、合理性、及時性。在施工總承包模式下總承包單位沒有及時捏總梳過程資料解決現場爭議會導致自行承擔專業單位索賠費用。

　　1.1總承包合同條款嚴密總包單位承擔風險

　　施工總承包模式從建設單位角度發出是幫助建設單位更好控制項目總成本及明確責任主體。因為建設單位只需面對總承包單位，一旦總承包單位管理疏忽就會承擔專業單位的經濟風險。

　　自改革開放引進外資投資開始，國際承包合同如FIDIC合同體系、JCT合同體系中越來越多的理念被國內建設單位吸收引用，非政府類項目基本采用國際承包合同。近幾年國有企業開發的項目雖然采用國標清單及國家示范文本，但在專用條款中往往也會增加有關國際承包合同中條款。在項目結算引用最多的是：需建設單位指定負責人簽發的工程指令作為結算上報的依據。雖然簽發的指令附件還是施工圖、設計變更、技術變更單、簽證，但建設單位簽發指令是一個主動再覆蓋行為，沒有充分依據無法得到指令覆蓋。

　　無論國際承包合同還是國家示范文本都對資料上報時效性有嚴格要求。由于種種原因上報審核過程漫長，很多資料缺失嚴重。內部協調會停留在會議室，過程資料的缺失不閉環，增加對外對內結算難度，造成經濟損失。

　　1.2行業環境問題

　　1.2.1 大型總承包項目的總包合同非常復雜

　　目前大多數施工企業并未獨立設置商務管理部門，而是由項目預結算部門兼任。預結算部門依然按傳統職能劃分，將主要精力放在工程量核對及定額選用，從而忽略了商務組織管理職能。在建筑市場價格透明、中標價低的狀態下，工程量核對準確只能保證基本成本，并不能帶來更多利潤。

　　1.2.2 主要依靠監理及顧問對現場施工、成本把關

　　常規情況下監理和顧問并不是同一單位，處理問題進度緩慢，上報至建設單位延后。建設單位無法第一時間了解施工企業上報事項及費用，無法從上至下推進，導致很多變更費用在項目結算時一并匯總暴露。金額龐大、事項復雜，增加施工企業與建設單位矛盾，不利項目結算及交付使用。

　　1.2.3 管理人員流動性大

　　近幾年施工企業的應屆生數量持續下降，成熟人才流失率持續走高，老一輩有經驗的管理人員不會數字化管理。在我管理的某個項目建設中，專業單位管理人員約有50%以上變動，總承包項目經理、項目工程師都有變動。交接工作沒有規范程序，過程資料嚴重遺失，沒有留存電子檔，接替人無法快速融入角色，造成不必要的經濟損失。

　　2.施工總承包項目商務資料管理的重要性

　　以上問題反映建筑行業必須改變管理方向，從企業、項目部自身尋找降本方法，量價管理已經從重點變為基礎。商務管理中經濟資料管理值得重視。

　　2.1商務資料管理內容

　　商務管理包括：總包合同交底制度、分包合同招標依法合規、會議紀要往來函件收集、預結算資金管理、施工方案經濟性評比、分包履約評價管理。這也是從項目經理、預算員的成本構架演變到項目經理、項目商務經理的一個原因。項目商務管理是全過程管理，更注重的是制度、程序管理，實際操作體中主要體現在組織協調及過程資料把控。

　　2.2 總承包單位是項目總成本責任方

　　在施工總承包模式下所有分包合同與總承包簽訂，建設單位只與總包單位發生合同、指令關系。總包單位對所有往來指令、文件整理分解至專業單位。總包單位指令傳遞下達及時性、準確性不足都會造成現場返工、經濟損失，這些損失都將由總包單位承擔。所有指令、文件資料事前經過商務管理部與技術部門溝通，事后需要在商務管理部門存檔作為對外對內結算依據。

　　2.3 商務資料管理可以降低自身成本

　　建筑業市場成本采購透明，通過信息不對稱賺取差價的時代已經過去。隨著建筑企業全國化，利用大量集中采購壓低價格、當地供應商戰略價格優勢已不在，必須制定一套嚴謹、可復制的商務管理程序用于全國市場，傳統的項目組織構架面對信息化數字化已表現出劣勢。在精簡崗位的同時必須增設新崗位來應對這次變革，商務資料管理或許是一個新方向。

　　3.商務資料管理的主要措施

　　商務管理中除了預結算的算量組價其余事項均需要書面資料往來作為依據。完善的組織構架及商務管理制度就顯得尤為重要，從項目管理角度討論主要措施可以從以下幾點出發。

　　3.1 設立商務資料管理專員

　　項目商務管理部基本構架可由項目商務經理、項目商務資料專員、項目預算專員組成。商務預算專員(類似工程資料員及辦公室收發文)這個崗位要具備建筑法民法典知識、基本計價計量原理、溝通能力、責任心、學習能力的“資料員”輔助項目商務經理完成工作。

　　(1)細化總包合同交底材料，將合同文字轉化成易傳教的語言。協助項目其他部門及專業單位深刻理解總包合同責任及義務。項目施工過程中全員具有合約意識，滿足建設單位要求的同時收集索賠資料。

　　(2)梳理建設單位起草的暫估價工程招標文件，交由其他部門審核后反饋建設單位，避免劃分的施工界面與現場施工管理要求不符，造成現場施工矛盾及經濟損失。

　　(3)完成自營部分勞務、材料、機械分包合同招投標依法合規程序及項目完成后履約評價。

　　(4)確保所有上報建設單位的經濟資料順序編碼統一由總承包單位發放，杜絕專業單位擅自上報帶來不良影響。

　　(5)做好內部商務例會會議紀要，整理各單位商務訴求，定期上報商務經理及項目經理解決形成閉環，作為后期各專業單位結算依據。

　　3.2 商務資料數字化

　　施工項目建設周期長、人員流動性大、商務資料易丟失。在項目成立初始與建設單位協商所有往來資料采用云端存儲服務。近幾年由于疫情影響互聯網辦公的運用已相當成熟，可以借助市面上常規辦公軟件或自行研發軟件系統。這部分費用可由施工單位承擔換取的經濟效益遠超投入。目前很多建設單位已有簽發指令、審核施工單位上報資料的PM系統。更前置的是要求施工單位在自己的PM系統注冊賬號所有資料從上報至審核結果數字化。

　　目前缺失的是總承包單位上報給建設單位之前的數字化內部審核程序。既保證資料完整性又避免個別專業分包單位向總承包索賠。這些程序會增加很多基礎工作，但也說明了商務資料管理專員設立的必要性。

　　3.3 規范商務資料制度

　　鑒于商務資料管理的重要性，從企業角度也需出臺相關規定類似工程竣工資料管理。

　　(1)制定資料清單對標管理。通過清單列項鎖定編碼體系，確保資料完整性提高資料質量。

　　(2)定崗定人定時檢查。項目上明確操作責任人、協辦人員，企業層面定期檢查考核。

　　(3)流程細化嚴格執行。內部流轉程序、項目經理簽發時效要求及流轉完成的資料保管責任人。

　　4. 結語

　　建筑業大紅利的時代已經過去，今后發展形勢一定趨向科學平穩。市場價格透明、行業競爭激烈，施工企業自身管理水平將決定利潤空間。關鍵崗位管理人員可持續發展決定了企業管理水平高低。項目體是施工企業盈利的根本，項目商務管理更是整個項目盈利的核心。在精簡管理成本的年代，重新優化項目組織構架，增加適應新時代的崗位，往往可以獲得意想不到的收益。

　　參考文獻

　　[1]閆霞. 對總承包項目商務管理的探討[J]. 工程建設與設計，2013(9)：131-135

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