隨著我國經濟日新月異的發展，城鎮化進程不斷加快，城市化水平不斷提高，人們的居住環境煥然一新，這既是房地產業的豐功偉績，同時又是房地產進一步發展與壯大的無限動力。在這個過程中，工程檔案是房地產項目活動的真實記錄者，系統、真實、全面的反映了城市建設的歷史與風貌，為現代化城市事業涂上了濃墨重彩的一筆。因此，研究當今工程檔案的現狀不僅有利于指導房地產業的前進步伐，而且有利于國家的現代化建設，為其提供重要的參考依據。
一、工程檔案的涵義
工程檔案是指工程建設管理與工程建設項目活動過程中直接形成的，記載工程建設主要過程和現狀、與工程有關的重要活動等，具有保存價值的各種載體的文件，如文字、圖像、圖標以及聲像材料等。工程檔案必須依據國家對建設工程歸檔的一系列要求，實行集中統一管理，歸檔形成實體檔案。一般情況下，工程檔案的形成始于工程的開始；在工程實施過程中，工程檔案要與竣工材料的編輯、整理、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，工程檔案要與竣工材料一并完成。
工程檔案的管理重點是工程各個階段的文件材料，尤其包括竣工圖在內的全套圖紙。房地產企業工程檔案的管理范圍大致包括：1、項目立項報批文件，如項目立項申報文件和批復、方案審查意見或方案復函等：2、工程施工文件，如水電安裝工程施工，通風、空調、電梯、消防等3、設計技術文件，如工程設計、勘察合同等；；4、工程監理文件：如監理規劃、監理總結等； 5、工程各單體竣工圖、工程聲像檔案、工程管網檔案等；6、工程竣工驗收文件如竣工報告。
二、我國工程檔案的管理現狀
1、房地產企業對工程檔案管理的投入不足
工程檔案作為房地產項目活動中一項重要的內容，需要一定的人力、物力的支撐與管理，因此，對工程檔案管理必要的投入應該列為房地產公司日常的經費支出。在目前的房地產公司運營過程中，可以為爭奪業務付出大筆經費，也不惜為一次聚餐、一次旅行奢侈浪費，卻在工程檔案管理方面留有空白，硬件設施得不到改善，管理方法得不到更新，甚至將預算的檔案資金一縮再縮為其他業務讓步，導致很多房地產企業的工程檔案歸檔管理淪為“雞肋”角色，發揮不出其應有的作用。
2、工程檔案實體管理混亂，利用效率低。
目前大部分房地產企業的工程檔案并未進行專業的歸檔分類處理，各種類別、時期的檔案材料沒有實現統一的管理流程，而是散亂的堆放，缺少鑒定、說明和編目。正是由于這個原因，使得工程檔案“到用時方恨少”，一旦需要查找利用時，便慌了手腳，存在著查找麻煩、利用困難的問題。例如在企業日常經營過程中遇到一些爭議或糾紛，事實勝于雄辯，法律面前講求證據，如果日常的檔案沒有條理，企業無論怎樣據理力爭都無濟于事。
3、房地產公司缺少工程檔案的專業人才
目前，大多房地產公司認識不到工程檔案管理的現實意義，為了縮減成本或部門設置的完整性，通常由工程內部人員或行政管理人員兼任，只做日常的收集整理工作，對具體的檔案管理工作并不深入甚至模糊不清。此外，市場上檔案管理人才資源分配不平衡也是另一個重要原因。即便是科班出身的學院派檔案管理人，大多數人才鐘情于國有大中型企業或政府機關事業單位，才能夠進入房地產民營企業的屈指可數。長期以往，房地產公司缺少專業的檔案管理人員，沒有科學的管理理念，使得工程檔案的質量難免遭到質疑，出現失實、泄密等后果，甚至關系到企業的生死存亡。
4、工程檔案載體的信息化普及率過低
當前，大部分房地產企業的工程檔案實體仍停留在紙張、圖片這些傳統工具上，在檔案歸檔方面，把檔案裝入檔案袋中，用案卷盒裝好后保存到文件柜中，最后將檔案室鎖住。由此看來，工程檔案信息化管理還有待推廣與開發。工程檔案的信息化是未來檔案管理的必然趨勢，符合現代化進程的要求，這不僅可以使檔案管理系統化，而且提高其安全性。如果企業遇到天災人禍，檔案實體將隨著災難一并消失，這些珍貴資料的損失將是無法彌補的。因此，利用檔案管理信息化維護工程檔案的完整性與安全性是十分必要的。
三、房地產公司工程檔案管理對策
由上述論述可以看出，我國現階段房地產公司工程檔案的管理還不成熟，還存在不少弊端，這些弊端如果不及時改進會影響整個公司的發展，造成一定風險，因此，探析工程檔案管理的現實意義不言而喻，如何提高工程檔案管理水平，主要有以下幾點。
1、明確工程檔案管理內容
房地產公司的項目建設涉及諸多環節，包括項目招標、設備安裝、電力系統配套、工程監理等不同環節。在每一個環節中都需要工程檔案將重要內容記錄備案。很多工程檔案管理人員做到了全程記錄，但是檔案質量、實際利用價值卻不盡如人意，因此，做好工程檔案管理的第一步是明確管理內容。明確管理內容除了要按照公司相關管理規定進行之外，工程檔案管理應盡可能的做到全、細、好。全，就是要針對每一次項目建設的具體情況認真核對相關內容、數據，及時查漏補缺，避免遺漏某一重要內容；細，就是在進行檔案管理時的態度要嚴謹，比如數據、圖紙的精確度，要一一對照，明確是否存在實際與清單數量不符合現象；好，就保證各個類別各個時期的工程檔案保存完好，避免丟失現象。
2、指定工程檔案專業管理人員
明確工程檔案的管理范圍至關重要，明確工程檔案由誰來管同樣不容忽視。房地產公司要設置專門的檔案管理部門，安排專門的檔案負責人員對工程檔案負責，提高工程檔案管理的專業水平和責任意識，具體應做到專職、專業。專職就是要設定一個主管部門負責工程檔案管理的全過程，針對不同管理內容分配不同的具體負責人員，做到權責明確；專業，就是指檔案管理負責人員專業素質要達標，檔案管理是一種綜合性很強的學科，涉及到物理、化學、法律等多門學科，所謂“術業有專攻”，要選派專業技術較強的富有一定管理經驗的人才，確保檔案管理員會管，更會理，決不是一個人人都能勝任的保管員。另外，對于一些特殊的檔案，應該根據實際需要，可以采取單獨成檔，單獨管理的方式進行專項管理。
3、建立工程檔案科學管理系統
在確定工程檔案管理的內容與人員之后，如何管理是核心。房地產公司要逐步進行工程檔案管理脫胎換骨的轉變，逐漸拋棄傳統陳舊的工程檔案管理方法，實現工程檔案管理信息化。首先，公司可以引進先進的工程檔案管理系統軟件，解決硬件設施落后的問題；其次，定期對檔案管理人員進行專業培訓，有些管理人員雖然管理經驗十分豐富，但是對于信息化系統的認知與運用還有待提升，因此，定期的技術培訓十分必要；最后，公司對工程檔案管理要給予必要的資金支持與投入，保證管理的延續性。
四、總結
工程類檔案的管理是近幾年建設工程研究范圍內比較新穎的話題，是房地產業百花齊放的結果，是檔案管理與工程建設的結合，關乎城市建設，國計民生，對其進行有效的管理是每一個房地產公司應盡的責任。
參考文獻:
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