摘要： 筆者主要敘述了計算機在供水檔案中的應用，表明應用計算機管理檔案已成為人們的共識，它將是檔案現代化管理不可少的工具。
關鍵詞：計算機;檔案
Abstract: the paper mainly describes the application of computer in water supply file, indicate that the application of computer management already became the consensus of people; it is the modernization of the archives management essential tools.
Key words: computer; archives
中圖分類號：G623.58 文獻標識碼： A 文章編號：
檔案，作為一種信息資源愈來愈受到全社會的注視，在經濟飛速發展的今天，在人類科學活動中，檔案的利用有著不可估量的積極作用。而計算機是一種先進的信息管理工具，它準確的記憶，高速的運算，巨大的貯存量和完備的功能則是人腦無法比擬的。為適應現代化城市管理和經濟建設發展的需要，更好地發揮企業檔案信息在經濟建設發展中作用，就必須采用現代化計算機技術，建立起企業檔案的信息系統。
作為一個供水企業，它有著與眾不同的特點，大量的供水檔案資料，如管網、管線、用戶抄表、收費等都給供水企業帶來一大難題，如何做好企業檔案現代化管理，我淺談下面幾點：
一、供水檔案的前處理
檔案的前處理工作是指檔案的著錄和標引，是由檔案部門將收集到的檔案進行分析、加工組織，最終將原始的檔案信息轉換成適合于輸入到電子計算機的形式的過程。
供水企業檔案可以根據其特點分類為：科技檔案、用戶檔案、管線檔案、文書檔案等。科技檔案按工程項目，根據文件、圖紙及與此相關的數據，運行著錄和標引，按照管理信息要求存入計算機;用戶檔案可采用用戶的地理位置按小區、街道劃分進行輸入管理;管線檔案可根據工程項目進行管理;而文書檔案按檔案的分類要求進行。
二、供水檔案的存貯與加工
檔案的內容是廣泛的，檔案的形成也是多種多樣的，既有常規的文字材料，又有技術圖紙、照片、手跡、簽名、印鑒、錄音、錄像片等各種不同表現形式的文檔資料，它們都是檔案存貯與加工的對象。計算機檔案系統的是用計算機代表手工對檔案進行收集、存貯、管理。其中檔案數據的存貯是一個關鍵，由于檔案數據的龐大，檔案在計算機中的存貯也是檔案的二次信息既檔案目錄存貯。而供水企業檔案的存貯可分類而行。
1、科技檔案：首先對該工程形成的科技文件材料進行收集、整理，并依據分類大綱進行分類，組卷，卷內目錄逐一輸入計算機，在全部案卷輸入完畢后，就可以根據自己的需要分別打印出案卷目錄、卷內目錄、文件、卡片等，還可以用計算機對目錄進行修改，如將案卷目錄、卷內目錄等裝訂成冊就成了檢查工具。
2、用戶檔案：供水企業是城市公用事業，它們對象是全城廣大用戶，由于社會不斷發展，用戶越來越多，業務量也就劇增，過去采用人工逐戶收費以及到銀行核對的辦法已不斷適應現代化管理，且效率不高，易出差錯。采用計算機管理用戶檔案可直接和銀行聯網，對各用戶實行電子結算，既可提高準確率和經濟效益，同時也方便了廣大用戶。
3、管線檔案：管線檔案是供水企業的重要組成部分，它是供水企業在供水過程中的重要檔案，我們在收集管線管網資料時，可按管網的地段進行分類組檔，在圖紙設計過程中，做好圖紙的準確性，把握好管線管網的重要標記，以便于查找時的準確率。
4、文書檔案：文書檔案過去都采用人工抄寫制作，工作量大，時間緊，而利用計算機就變得輕而易舉了，查找檔案可直接打開計算機查找所需檔案。工作年報，統計表可利用計算機制作，瞬間既能完成，大大提高檔案人員的工作效率，統計數據的精確度也得到了保證，各類檔案、報表也可整潔、美觀。
5、在企業內部實行計算機網絡，將各類檔案進行聯網，領導在制定決策可隨時調出資料信息，了解企業的生產，經營狀況，分析匯總，針對市場的不斷變化，制定出相關措施，為企業管理的現代化提供了條件。
三、檔案的檢索及提供利用
檔案的檢索工作是按照用戶的不同要求，將經過計算機加工處理后存貯的檔案信息，按一定的步驟方法和途徑進行檢查并將結果提供給用戶，檔案檢索中計算機可以幫助解決數據的標識、存貯，重新整理，排序及查找。
檔案的提供利用，計算機也可以為我們提供大方便，任何檔案都可以通過計算機來進行查找。如果用戶要借閱檔案，就可以把原來的信息，同時可打出卷單，大大方便了用戶，提高了工作效率。
總之。應用計算機管理檔案已成為人們的共識，它將是檔案現代化管理不可少的工具，我們的實踐仍處于探索階段，如何充分運用計算機，是全體檔案人員面臨的新問題，只有對加強計算機方面的專業知識，才能使我們的檔案管理現代化更上一個新臺階。
