這篇檔案管理論文發(fā)表了計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的優(yōu)勢，論文總結(jié)了計(jì)量白哦準(zhǔn)檔案管理的現(xiàn)狀和對策，檔案在計(jì)量檢定工作中有著重要的保障，保證檢定、校準(zhǔn)結(jié)果的準(zhǔn)確性、公正性等可靠的依據(jù)，論文結(jié)合本單位計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理工作的實(shí)踐，給出了計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化的具體步驟。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理論文,檔案信息化管理

　　一、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理現(xiàn)狀及對策

　　1.無專職管理員。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作大多數(shù)由一線檢校人員兼職，沒有進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不夠熟練，并且技術(shù)人員日常檢校工作量比較大，任務(wù)重，無法保證有效的檔案管理工作。此外管理手段相對落后，難以適應(yīng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理工作的需求。2.缺乏建檔意識。實(shí)驗(yàn)室工作人員普遍重視日常的檢校任務(wù)，通常認(rèn)為只要按期將儀器設(shè)備檢校、檢測完畢，正確出具證書、報(bào)告就可以了，而不注重資料的收集、整理和歸類存檔，導(dǎo)致計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案資料的缺失、不完善，更新不及時(shí)。3.檔案涉及內(nèi)容廣泛。根據(jù)JJF1033《計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范》的要求，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案應(yīng)包括證書檔案、技術(shù)文件及管理制度檔案、技術(shù)指標(biāo)檔案、設(shè)備檔案、人員檔案及計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核(復(fù)查)申請書、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)報(bào)告等多方面資料，容易導(dǎo)致檔案管理歸類不明確。我院根據(jù)實(shí)際情況以及實(shí)驗(yàn)室形成檔案資料的特點(diǎn)，從收集、分類、排列、編號、歸檔等方面加以規(guī)范，要求一線檢校人員、二線管理人員養(yǎng)成在日常工作中分類管理各種數(shù)據(jù)資料的良好習(xí)慣，明確所屬部門需要整理和歸納的內(nèi)容，力求保證歸檔材料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性，為實(shí)驗(yàn)室開展檢定、校準(zhǔn)等工作提供可靠資料依據(jù)。具體保存方式見表1。

　　二、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的優(yōu)勢

　　1.是做好檢校工作的重要保障

　　如何實(shí)現(xiàn)對計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的有效管理是確保檢定、校準(zhǔn)工作的正確性和可靠性的關(guān)鍵。通過信息化手段將計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案中涉及的各項(xiàng)內(nèi)容錄入計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中設(shè)置預(yù)警機(jī)制，實(shí)行統(tǒng)籌管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器具按期送檢提醒、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)證書到期復(fù)查提醒、檢校依據(jù)更新或換版提醒等。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)管理員根據(jù)系統(tǒng)提醒，進(jìn)行跟蹤、收集、更新各類信息，及時(shí)歸檔。這些歸檔資料真實(shí)地反映了計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)所涉及的設(shè)備、人員、技術(shù)文件、數(shù)據(jù)資料等在管理和使用中的詳細(xì)記錄，檢校人員在日常工作中有疑問時(shí)，通過登錄系統(tǒng)查詢相關(guān)資料，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題或調(diào)整工作方法，可有效避免錯(cuò)誤、過失的發(fā)生，確保了實(shí)驗(yàn)室出具的證書或報(bào)告數(shù)據(jù)結(jié)果的準(zhǔn)確、公正、可靠。此外有助于實(shí)驗(yàn)室探索出一套更為合理、適用的檢校方法，為開展日常和科學(xué)研究工作提供更可靠的參考和選擇。

　　2.有利于提高日常工作管理效率

　　根據(jù)JJF1033規(guī)定，每一項(xiàng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件集中均應(yīng)當(dāng)包含18個(gè)方面的內(nèi)容(如表1所示)。在實(shí)際工作中，這18類文件的存儲方式采用了紙質(zhì)檔案與電子存檔相結(jié)合，編制清晰的文件集目錄，注明各種文件保存的地點(diǎn)和方式。在日常工作中查閱、使用、修改等極其不方便，嚴(yán)重影響了檢定、校準(zhǔn)工作效率、工作質(zhì)量。通過信息化手段，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人、管理員利用掃描、拍照等方式將各類需要保存的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理后，上傳至計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)。一是使檢校人員查找資料、發(fā)現(xiàn)問題、上報(bào)復(fù)查申請、更新信息時(shí)更為方便、快捷、高效;二是對比較大的計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)來說，所建計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量多且往往不在同一時(shí)間，利用信息化管理系統(tǒng)可以將每年需要申請復(fù)查的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)歸類到一起，同時(shí)遞交申請材料，既提高了工作效率，又保證了所有計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案資料的有效性;三是方便了用戶的查詢使用，如查詢計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)證書的有效性、可開展項(xiàng)目的規(guī)程/規(guī)范、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器具及配套設(shè)備的歷年證書、檢定或校準(zhǔn)人員持證情況等，加強(qiáng)了與客戶的溝通。

　　三、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化的具體步驟

　　1.建立完整的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案

　　如上文所述，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)包括18個(gè)文件，歸類為三種檔案：一是證書類，主要包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核證書、社會公用計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)證書、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器及主要配套設(shè)備的檢定或校準(zhǔn)證書、檢定或校準(zhǔn)人員資格證明。二是表格類，主要包括申請書、技術(shù)報(bào)告、更換申報(bào)表、封存(或撤銷)申請表、重復(fù)性試驗(yàn)記錄、穩(wěn)定性考核記錄、履歷書、國家計(jì)量檢定系統(tǒng)表、開展檢定或校準(zhǔn)工作的原始記錄。三是其他質(zhì)量體系文件，主要包括計(jì)量檢定規(guī)程或技術(shù)規(guī)范、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)操作程序、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器或主要設(shè)備使用說明、實(shí)驗(yàn)室的相關(guān)管理制度、可以證明計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)具有相應(yīng)測量能力的其他技術(shù)文件。

　　2.建立完善的實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)

　　我院與軟件公司合作開發(fā)了綜合辦公自動化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括人事信息、質(zhì)量體系、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)管理、設(shè)備資產(chǎn)管理、計(jì)量器具、證書/報(bào)告管理、供應(yīng)商及合同管理、科研管理等多個(gè)管理模塊，其中質(zhì)量體系管理模塊主要包括我院制定的質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格、管理手冊及我院授權(quán)項(xiàng)目及實(shí)驗(yàn)室檢測能力、檢定/校準(zhǔn)、檢測依據(jù)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)證書等檔案資料。系統(tǒng)中各模塊資料均為現(xiàn)行有效版本并全部輸入計(jì)算機(jī)，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)管理模塊與該系統(tǒng)中各相關(guān)模塊鏈接，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案所涉及相關(guān)內(nèi)容在該系統(tǒng)中均可查閱，并可依據(jù)系統(tǒng)使用權(quán)限進(jìn)行使用、修改，保證了計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的連續(xù)性和歷史資料的完整性。一線檢校人員、二線管理人員可以方便地通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行資料的查詢、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作，使計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案較全面地實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，同時(shí)也使檔案發(fā)揮出最大利用價(jià)值。

　　3.培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才

　　計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的綜合管理系統(tǒng)工程，它涉及長度、溫度、力學(xué)、電磁、化學(xué)、光學(xué)、醫(yī)學(xué)、無線電、電離輻射等領(lǐng)域檢校方面的專業(yè)知識及統(tǒng)計(jì)學(xué)、檔案學(xué)知識。這就要求從事計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的工作人員不但要具備一定的計(jì)量專業(yè)知識，同時(shí)還要掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，以適應(yīng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案資源信息化的建設(shè)，確保檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性、公正性和科學(xué)性。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作大多數(shù)是由一線檢校人員、二線管理人員兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)知識培訓(xùn)，不能熟練掌握現(xiàn)代化辦公軟件、設(shè)備的應(yīng)用，較難適應(yīng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理工作的需求。所以從事計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的工作人員要充分意識到自己所肩負(fù)的歷史使命和職責(zé)，在加強(qiáng)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，積極將手工管理與計(jì)算機(jī)信息化管理相結(jié)合，從而提高計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系的整體水平。實(shí)踐證明，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案提高了檔案的管理水平，它將實(shí)驗(yàn)室的所有工作信息聯(lián)系起來構(gòu)成整體，使機(jī)構(gòu)的檔案管理工作逐步完善，進(jìn)一步向系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展，充分發(fā)揮計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案在質(zhì)量管理體系運(yùn)行和計(jì)量檢定、校準(zhǔn)工作中的積極作用。

　　作者：王娜 李毅 于清 田曉葦 單位：山東省計(jì)量科學(xué)研究院

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