基建檔案工作是學校建設管理中的一項重要內容，使其充分發揮應有的作用，認真做好基建檔案工作，是基建檔案工作人員義不容辭的職責。隨著辦公自動化的普及，檔案管理工作也越來越多的運用信息技術,網絡技術進行現代化管理，已經從傳統的檔案管理逐漸過渡到信息管理，這從根本上使檔案管理工作跨上了一個新臺階，確實有效地減少了工作中的重復勞動，節省了大量時間和人力、物力，大大提高了工作效率。
檔案管理部門應積極與基建部門聯系，對基建部門檔案工作人員提出詳細周全的歸檔范圍，特別是針對立項材料，報批材料,工程圖紙，設計變更等一些重要的文件要盡可能地全面，以便于檔案部門的對兼職檔案員進行檢查。
建設工程檔案的特點：
首先是真實性，工程檔案的產生與工程的施工是同步進行的，是按照圖紙及洽商一步步施工的，因此工程檔案應與工程實體完全一一對應，是工程的原始記錄，從工程圖紙及相關資料能夠完全還原出當時的施工狀況及隱蔽了得相關項目。
其次工程檔案具有成套性的特點，基建檔案從工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用是一個完整的過程，在這個過程中，形成了大量的、有機存在相互聯系的文字資料、圖紙、聲像資料，這些資料集合起來才能反映出工程的全貌，因此工程檔案具有成套性的特征，在檔案的收集過程中，一定要收集完整，全面的反映出工程的狀況。
基建檔案具有技術含量高、難度大的特性，有些大的工程，結構復雜，施工難度大，環節眾多，各個專業交叉作業等原因造成了基建檔案的復雜性。
基建檔案收集具有周期長、參與單位眾多的特點,一個完整的工程項目本身就是一個系統工程，要經過多個階段的實施;另外，涉及多個部門的管轄,上級主管部門,市建委,規劃局,要以及監理單位、施工單位及各個分包單位，及相關的溝通協作。
基于這些特點，因此對基建檔案的管理要做到：在城建檔案管理部門、基建項目主管部門指導下,基建單位實行事前介入、事中控制、事后驗收檢查的全過程掌控的管理模式。
首先要事前有指導，在建設工程檔案立卷之前，要對建設工程部門的兼職檔案員進行輔導和培訓，學習相關的法律法規，對基本建設歸檔的范圍，以及本年有哪些建設工程項目材料需要歸檔了如指掌。對參與建設的各方以及所產生的檔案,兼職檔案員應該作到心中有數;
事中控制就是要在施工過程中,對所產生的檔案材料的及時收集,作好預立卷工作,使歸檔工作與工程施工同步進行。施工過程產生、形成的工程檔案材料是建設工程檔案的重要組成部分，這些材料直接記述和反映工程建設的內在結構和質量,在施工的過程中,總是會有一些進一步完善的地方,總會有設計變更,或著是施工洽商,那么對設計變更和施工洽商的收集就是非常重要的,否則無法保證該階段工程檔案與所記錄的對象保持一致,要做到這一點，在具體管理工作中應堅持三同步。 首先，從工程可性行研究開始就要全程參與，工程建設一開始就與收集檔案工作同步進行。其次,要堅持項目歸檔材料的收集、積累與結算施工進度款同步。工程竣工驗收要與竣工資料驗收同步。堅持施工現場預立卷，
事后驗收檢查
事后檢查驗收是對整個工程完工時進行的一次全面的檢查，城建檔案館,建設單位,施工單位,設計單位的歸檔范圍各不相同,以建設單位對歸檔的要求最高,內容最多。檔案驗收應重點檢查:工程前期各種批復文件、上級主管部門對項目立項的批復，規劃部門的的批復文件，消防部門、防疫部門、環衛部門的審批意見，土地征用，拆遷補償協議，校園土地規劃紅線等前期工作的重要文件;基建單位與各方簽署協議，合同，招投標文件;及設計變更洽商、監理驗收文件、施工技術文件、各種隱蔽工程記錄、和各項專業驗收文件、質量檢驗評定、事故處理記錄、竣工圖編制，竣工驗收備案表，及最后委托保修協議。另外，對照片和圖紙電子版的收集也是非常重要的，盡可能的做到紙制檔案與電子版檔案同步歸檔。檢查檔案內容是否齊全、手續是否完備、質量是否符合歸檔要求等。檔案工作人員應極力維護和確保建設工程檔案完整、準確、系統和安全，認真地進行檢查。
基建工程檔案管理的有效措施，首先要在思想上重視檔案管理工作, 更新觀念，在施工過程中,不僅要保證施工質量,也要對工程檔案足夠重視,工程檔案管理的好壞,直接反映出工程管理者的水平;另一方面要制定符合高校特點的基建檔案管理制度和保障措施，保障管理制度的落實，使歸檔工作有章可循,充分發揮檔案其應有的作用;
在完善紙質檔案的同時，加大基建檔案的數字化建設步伐，檔案信息化給檔案事業帶來了新的變化。各個高校都在不同程度實現檔案的信息化、數字化管理，它具有操作簡便、查詢搜索快捷、數據功能強大、存貯安全等優點，使檢全率、檢準率大幅提高，把檔案管理從傳統的紙質的檢索形勢中解放出來，工作效率大大提高。
總之，基建檔案是高校建設管理中的歷史憑證，在維護學校利益及學校建設方面起著重要的作用，提高基建檔案管理水平，使高校基建檔案的管理與時俱進，適應現代學校發展的需要。
