摘要：檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的前提是確保資料的完整性，而文書資料的整理歸檔工作一般按年度進(jìn)行。如果到每年年終整理歸檔工作開始時(shí)才著手收集，將會(huì)加大工作量，而且會(huì)由于時(shí)過境遷造成資料流失，所以把“運(yùn)動(dòng)式”的年底收集工作變成“日常式”平時(shí)收集就顯得十分重要。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理,現(xiàn)代化改革

　　中圖分類號(hào)：G270 　文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A　　文章編號(hào): 1000-8772(2014)38-0000-00

　　文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，文書處理工作和檔案管理工作任務(wù)不同且相對(duì)獨(dú)立，但二者又是文書檔案工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。多年來，日益豐富的工作實(shí)踐表明，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵，是要高度樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。從細(xì)微處入手嚴(yán)把住文書處理入口關(guān)，規(guī)范文書整理歸檔程序，扎實(shí)做好實(shí)現(xiàn)檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。要把“虛”功做實(shí)，找準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作規(guī)范化科學(xué)化現(xiàn)代化的切入點(diǎn)。著眼于把死的歷史檔案變成“活生生”的歷史見證，把實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化作為衡量工作的第一標(biāo)準(zhǔn)。為此，重點(diǎn)抓住了四個(gè)切入點(diǎn)。

　　一、建立文書資料“收集網(wǎng)”

　　為此，建立了由辦公室確定一名專職文書工作人員，各科室分別確定一名兼職文書工作人員的文書資料“收集網(wǎng)”，即辦公室負(fù)責(zé)全單位的文書資料收集工作，各科室負(fù)責(zé)收集各自在日常工作中形成的文書資料，按季度交由辦公室統(tǒng)一保管，并于實(shí)踐中形成了統(tǒng)一的工作思路。一是要嚴(yán)格登記。通過登記建賬，做到“家底清楚”，有據(jù)可查。登記時(shí)既要對(duì)通過正常渠道傳送的文件資料進(jìn)行逐件登記，更要督促外出開會(huì)、檢查工作等有關(guān)人員將帶回本單位的文件材料及時(shí)送交辦公室并逐件登記，以使“賬外文件”也能及時(shí)收回，免出漏洞。二是要及時(shí)收集。多數(shù)文件資料在承辦部門留存時(shí)間過長，容易散失。因此，平時(shí)的收集工作就顯得十分重要。收集資料時(shí)要視不同情況做到：在承辦部門停留時(shí)間長的文件要做到定期督辦、促辦和促交;對(duì)于本部門舉辦的大型活動(dòng)和會(huì)議特別是跨部門舉辦的會(huì)議、展覽等，活動(dòng)結(jié)束時(shí)要及時(shí)收集各類資料。三是要認(rèn)真檢查。檢查文件資料的有效性、完整性以及字跡、用紙是否符合歸檔要求等。四是要做到妥善管理。可以根據(jù)日常工作需要，準(zhǔn)備好不同檔案盒，將日常工作形成的文件資料，如收文、發(fā)文、會(huì)議資料、信息簡報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)講話等，分門別類存放。這樣既便于平時(shí)的查閱利用，也為年終整理歸檔工作打下基礎(chǔ)。

　　二、嚴(yán)把“公文制發(fā)”質(zhì)量關(guān)

　　公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的質(zhì)量，不僅決定著公文本身的質(zhì)量;同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，是決定檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提。因此，在公文制發(fā)上注重解決好以下幾個(gè)問題：一是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、符合國家標(biāo)準(zhǔn)，排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂;二要檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限;三要檢查公文標(biāo)題和內(nèi)容、主送單位和抄送單位等是否準(zhǔn)確;四是要看公文字跡是否牢固清晰;五是要看使用文種是否合理，擬制格式是否規(guī)范，行文稱呼和使用文字是否規(guī)范等。

　　三、實(shí)施“以我為主”的歸檔原則

　　文書資料的分類、價(jià)值鑒定、整理、編號(hào)、歸檔等的無序，是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的最大問題。而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的最大化、資料的完整化、檢索利用的便捷化。實(shí)踐證明，堅(jiān)持“以我為主”的整理歸檔原則則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵。為此，嚴(yán)格歸檔原則，嚴(yán)把分類、價(jià)值鑒定、整理、裝訂、排列、編號(hào)、裝盒等各個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照年度——保管期限——機(jī)構(gòu)(問題)的方法分類，在同一保管期限下將文件按機(jī)構(gòu)分開。這樣歸檔，便于保存，方便查找利用。同時(shí)，在實(shí)際操作中注重解決好了過去嚴(yán)重制約歸檔工作的難題：一是準(zhǔn)確把握文件歸檔的時(shí)效性。完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的才能予以歸檔，沒有完成的則不能歸檔，否則將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂;二是明確歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的分類。在“以我為主”的原則指導(dǎo)下確立了歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中注意區(qū)分開文件與資料，特別是注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，做到具體問題具體分析，以減少檔案資料的重復(fù)度和信息的冗余度，提高了檔案利用的效率和效果。

　　四、拓寬工作思路

　　在原始手工操作管理模式中滲透現(xiàn)代化管理技術(shù)，建立了文書檔案電子管理體系。在D盤下建立專門的歸檔文檔，按年度將本單位的人員基本情況、大事記、會(huì)議資料、發(fā)文發(fā)函、工作總結(jié)、信息、歸檔文件目錄等資料全部輸入電腦，并制作成光盤。既便于永久保存，又便于快捷合理利用，實(shí)現(xiàn)了文書檔案電子化管理化管理模式。

　　五、結(jié)語

　　總之，做好檔案管理工作，可以使檔案在為國家建設(shè)創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，必須全力做好檔案管理工作，為社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更有效的檔案服務(wù)。

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