[摘 要]計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)促進(jìn)整個(gè)社會(huì)文明的進(jìn)步，其運(yùn)用也涉及到生活和工作中的方方面面，提升辦公效率的同時(shí)，提升企事業(yè)單位綜合實(shí)力。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展突破了原有辦公形式，并由此誕生新的模式，辦公室自動(dòng)化，簡(jiǎn)稱OA。這種人機(jī)相結(jié)合的方式，優(yōu)化了企事業(yè)單位管理機(jī)制、提升企事業(yè)單位運(yùn)行速度、加強(qiáng)協(xié)同化辦公。本文主要結(jié)合實(shí)際，分析辦公室自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)運(yùn)用以及實(shí)際操作，以供辦公室工作人員更好地提高運(yùn)用水平。。

　　[關(guān)鍵詞]辦公室自動(dòng)化;計(jì)算機(jī);運(yùn)用

　　引言

　　以往辦公室工作內(nèi)容比較狹窄，然而隨著經(jīng)濟(jì)形式的轉(zhuǎn)變，原有的職能已經(jīng)無法符合人們工作需要，為了提高工作效率，降低人工處理費(fèi)用，人們開始注重自動(dòng)化引用。對(duì)比原有辦公形式來說，自動(dòng)化是一種全新的辦公模式，其主要運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)裝備，同步工作，從而最終提升辦公效率。在信息溝通方面，辦公自動(dòng)化突破了原有封閉的辦公模式，開始轉(zhuǎn)向信息交流。此外，人機(jī)一體化的模式還可以實(shí)現(xiàn)原有辦公無法達(dá)到的工作形式，提升辦公處理能力的同時(shí)增強(qiáng)企事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)力。

　　一、辦公室自動(dòng)化概述

　　辦公室自動(dòng)也就是Office Automation ，簡(jiǎn)稱OA，其主要是基于計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、運(yùn)算、分析等工作。辦公自動(dòng)化的主要思想就是信息和數(shù)據(jù)的傳輸、資源整合和多維度思考等三點(diǎn)。

　　第一，以前的辦公室操作主要依賴的是人力，信息傳輸非常的封閉，再加上辦公室產(chǎn)生的大量的數(shù)據(jù)和信息，使得企事業(yè)單位實(shí)際辦公效率非常低下。而辦公自動(dòng)化主要運(yùn)用的是先進(jìn)的科學(xué)裝備，比如文字編輯和處理器、3D打印裝備、互聯(lián)網(wǎng)科技等完成了全面的共享工作，此外，這些裝備的運(yùn)用還突破了時(shí)間和空間上的壁壘，使得信息間的傳遞更加高效、順暢。

　　第二，以往的辦公室缺少資源整合能力，人力操作造成大部分資源的浪費(fèi)和流失。然而，辦公室自動(dòng)化的主體是計(jì)算機(jī)，因此其可以有效利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)資源的分類、整合，并結(jié)合人機(jī)統(tǒng)一模式，實(shí)現(xiàn)資源最大化價(jià)值，從而為企事業(yè)單位的健康發(fā)展提供幫助。

　　第三，計(jì)算機(jī)技術(shù)需要強(qiáng)大的思維能力支持，而人工智能的研發(fā)主要針對(duì)的是人們的思維，所以極大程度提升工作人員的思考能力。在企事業(yè)單位進(jìn)行決策或者某些戰(zhàn)略部署時(shí)，辦公室自動(dòng)化可以有效提供輔助，并找出工作者沒有發(fā)現(xiàn)的問題，降低企事業(yè)單位所需要面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)。值得注意的是，辦公室自動(dòng)化需要操作者很強(qiáng)的專業(yè)技能和知識(shí)，只有熟練掌握各項(xiàng)技術(shù)和先進(jìn)裝備，才能實(shí)現(xiàn)最大化價(jià)值。

　　二、辦公室自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)運(yùn)用的實(shí)際操作

　　(一)信息和數(shù)據(jù)的處理

　　辦公室實(shí)施自動(dòng)化的最終目的是處理辦公室各項(xiàng)信息和數(shù)據(jù)，即對(duì)辦公室產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、歸納、分析、整合，再根據(jù)相關(guān)文件進(jìn)行核對(duì)和計(jì)算，最后進(jìn)行編檔、存檔以及有關(guān)分類、保管、搜索和修改等工作。在這當(dāng)中還涉及到信息和數(shù)據(jù)處理工作，因此工作內(nèi)容非常繁瑣。辦公室自動(dòng)化管理主要特點(diǎn)是便捷性、實(shí)用性和可靠性高。針對(duì)辦公室自動(dòng)化而言，其便捷性指的是信息和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、提取方便;實(shí)用性指的是數(shù)據(jù)和信息都是開放的，因此可以很好的企事業(yè)單位系統(tǒng)所獲取并使用;可靠性指的是數(shù)據(jù)都是真實(shí)有效的。與此同時(shí)，針對(duì)辦公室保密組織而言，還需要注重?cái)?shù)據(jù)和信息的保密程度。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)和信息是辦公室管理重中之重的工作，其在實(shí)際運(yùn)用中主要表現(xiàn)在：

　　第一，幫助使用者創(chuàng)建或者提供所需要的辦公室文件體系或數(shù)據(jù)庫(kù)。使用者可以根據(jù)自身要求，有針對(duì)性的創(chuàng)建有關(guān)辦公室文件系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫(kù)，以方便在需要的時(shí)候快速找到，并提取有用信息;

　　第二，分類控制。辦公室產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息可以在計(jì)算機(jī)上分類間檔，比如，信件消息文檔、報(bào)告文檔、圖形文檔、音頻文檔等;

　　第三，便于提取和保存文件。辦公室自動(dòng)化之后，使用者只需要將所需要的文件命名成自己所需要的關(guān)鍵詞，然后使用者就可以根據(jù)這些關(guān)鍵詞精確查找，并還可以就文件進(jìn)行加密，從而保證了信息的安全性。

　　(二)信息和數(shù)據(jù)的傳輸

　　辦公室實(shí)施自動(dòng)化之后就可以將信息進(jìn)行保存，然后通過自動(dòng)化體系處理信息并發(fā)送到有需要的部門或者使用者計(jì)算機(jī)上。因此信息和數(shù)據(jù)在傳輸時(shí)，可以選擇的渠道主要網(wǎng)絡(luò)電弧啊、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等機(jī)械裝備，還可以選擇一些企事業(yè)單位局域網(wǎng)來進(jìn)行統(tǒng)一管理。這種局域網(wǎng)實(shí)際上就是一種通訊網(wǎng)，其本質(zhì)是遠(yuǎn)程計(jì)算機(jī)同時(shí)和多臺(tái)計(jì)算機(jī)保持資源共享。比如，IBM PC局域網(wǎng)，此網(wǎng)的最大特點(diǎn)就是易于實(shí)現(xiàn)，其只需要通過一個(gè)常規(guī)的閉路電視零部件就可以完成資源共享。

　　一個(gè)基礎(chǔ)的局域網(wǎng)正常使用的是一些電纜配件，使用者講這些電纜安裝到自己計(jì)算機(jī)上，就可以操作。通過IBM PC局域網(wǎng)連接的機(jī)器最多可以達(dá)到78臺(tái);倘若由于閉路電視機(jī)生產(chǎn)單位安排的專業(yè)人員安裝，同時(shí)間段內(nèi)可以達(dá)到255臺(tái);倘若選擇的是雙向閉路電視版，那么同時(shí)間段內(nèi)最高達(dá)到千臺(tái)裝備，并確保三英里的距離連接順暢。最近幾年，我國(guó)計(jì)算機(jī)研究機(jī)構(gòu)研發(fā)了一種ZD-NET局部網(wǎng)，其主要特征是可以通過常規(guī)的雙絞線連接六十四家工作者，從而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的共享，其工作距離最大為1.2英里。

　　(三)判斷和決策

　　對(duì)于辦公室管理工作者來說，計(jì)算機(jī)是辦公室管理人員的最佳幫手，辦公室工作者可以通過計(jì)算機(jī)完成各項(xiàng)數(shù)據(jù)的整理、分析、整合，并給予最有效的信息結(jié)論。從這一點(diǎn)可以得知，計(jì)算機(jī)的判斷和決策體系在辦公室自動(dòng)化體系中的普及度非常的高。辦公室自動(dòng)化對(duì)于計(jì)算機(jī)信息和數(shù)據(jù)體系的需求并單單只有文件的處理，其還有有效幫助相關(guān)工作者處理一些簡(jiǎn)單的工作，比如，協(xié)助管理工作者人員管理或者改進(jìn)職業(yè)規(guī)劃等。提升了工作效率的同時(shí)，還可以及時(shí)的糾正工作者的錯(cuò)誤操作，從而為今后的預(yù)判工作提供幫助。

　　坦白的說，辦公室自動(dòng)化可以幫助有關(guān)工作者進(jìn)行決策的性能是實(shí)現(xiàn)通過辦公室管理信息體系和決策的科學(xué)聯(lián)系在一起來完成的。換句話說，辦公室管理者和決策者可以利用辦公室管理體系來進(jìn)行信息的查詢，并找出日常工作中存在的問題，然后根據(jù)這些問題提出針對(duì)性的解決措施。以上操作都離不開計(jì)算機(jī)自動(dòng)化體系，可以說此系統(tǒng)的運(yùn)用有效的對(duì)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分類、檢索和整理。將復(fù)雜的問題簡(jiǎn)單化，是辦公室自動(dòng)化主要工作內(nèi)容，而決策者就可以通過這些區(qū)分的信息進(jìn)行判斷，然后落實(shí)科學(xué)、有效、精確的指令。

　　三、辦公室自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)運(yùn)用的注重點(diǎn)

　　(一)人員素質(zhì)

　　辦公自動(dòng)化具備極高的優(yōu)點(diǎn)，然而其核心內(nèi)容還是人，因此要注重人員素質(zhì)的培養(yǎng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)和有關(guān)裝備的操作需要專業(yè)性技能和知識(shí)，這也就要求人員需要熟練掌握以上技能，所以企事業(yè)單位要注重員工專業(yè)技能和知識(shí)的培養(yǎng)工作，要培養(yǎng)出具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐操作技能的應(yīng)用人員。此外，企事業(yè)單位還可以制定有效的激勵(lì)制度，以此才能提升員工熱情的同時(shí)保持對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。

　　(二)健全的管理系統(tǒng)

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能強(qiáng)大，辦公室自動(dòng)化需要的技術(shù)和裝備比較復(fù)雜，因此需要一套健全的管理系統(tǒng)保證其正常運(yùn)行。企事業(yè)單位需要明確管理思想方針，以便應(yīng)對(duì)及時(shí)發(fā)生的事件。一套健全的管理體系可以幫助員工快速融入單位運(yùn)轉(zhuǎn)中。此外，各部門還需要注重創(chuàng)新發(fā)展，以此才能保證企事業(yè)單位強(qiáng)健的生命力。

　　總的來說，辦公室自動(dòng)化可以有效提升辦公能力，也推動(dòng)著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的今天，人們還需要注重與時(shí)俱進(jìn)，尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代之下，倘若無法滿足時(shí)代發(fā)展要求，將可能限制企事業(yè)單位今后健康發(fā)展。因此，企事業(yè)單位需要多角度考慮問題，發(fā)展辦公自動(dòng)化管理，并結(jié)合先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，提升工作效率的同時(shí)為企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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