摘 要：本文分析了財務檔案信息化管理的特點，敘述了它的工作內容，提出了做好財務檔案信息化管理的建議，供大家參考。

　　關鍵詞：財務檔案;信息化;檔案管理

　　Abstract: This article analyzes the financial archives information management features, describes its working content, and puts forward some advice on how to do the financial management well, for your reference.

　　Key words: financial archives; information; archives management

　　中圖分類號：G271 文獻標識碼： A文章編號：2095-2104(2012)

　　在信息化建設的過程中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子化財務檔案，實現財務檔案的網絡化管理，是搞好財務檔案管理的選擇。財務檔案是各機關、企業、事業單位進行經濟活動的原始記錄和真實反映，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是各單位的重要檔案之一。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。對此，本文簡要闡述如下。

　　1 財務檔案信息化管理的優點

　　財務檔案信息化管理是指依托電子財務檔案對財務信息進行管理歸納。電子財務檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料。與傳統的財務檔案相比較，電子財務檔案有許多優點: 一是易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞，且存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中;二是電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果;三是電子財務檔案如果上網，通過計算機操作和網絡交流，滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損;四是電子檔案利于保存、方便管理，能有效避免火燒、水浸、鼠咬等，有助于專項治理、便于檔案資源的統一整合，極大地提高工作效率和工作質量;五是電子財務檔案在電算化會計環境下，只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄處理; 對憑證的制作、審核、匯總、登帳、確認均由計算機自動完成打印輸出，借貸平衡等工作也由計算機自動完成。同時可以根據需要生成各種會計報表，提高了財務人員的工作效率，也避免了計算加總等工作出現的錯誤。

　　2 財務檔案信息化管理工作的內容

　　2.1 建立完善的財務檔案信息網絡

　　一方面，可以將上級的文檔以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫，減少檔案人員的重復錄入工作，保證檔案信息的完整性。另一方面，也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或 BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。總之，網絡財務檔案的在線管理和使用功能，可以減少檔案在形成、調閱上的時空差，實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務檔案管理能力和質量。

　　2.2 搞好財務檔案管理輔助決策系統建設

　　做到定量分析與定性分析相結合，科學管理使用檔案。財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸，最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關人員的經驗來處理問題是不夠的，必須使用先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。該系統能對一個問題提出多種方案，并對方案進行比較、分析和優化，最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。

　　2.3 搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據

　　檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎，其它的一切工作都建立在此基礎之上。傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。在財務檔案數字化的基礎上，必須建立財務檔案數據庫，可以按財務檔案的內容分類建立若干個主要數據庫，如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將財務檔案資料都錄入計算機。檔案的最大價值在于利用，檔案管理信息化的實現，將為檔案信息的充分利用提供空問。

　　3 3 做好財務檔案信息化管理工作建議

　　3.1 加強財務檔案管理的基礎設施建設

　　軟硬件基礎設施是檔案息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規劃初期，應該分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統運行過程中出現空缺或重疊，提高效率。在財務軟件方面，應采用安全有效的保密措施，實行電子簽單制度，建立健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制，從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于財務軟件升級，保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。

　　做好電算化會計檔案的收集。電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份) 存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統; 財務軟件的編程語言、數據庫系統類型; 財務軟件的系統名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人，以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。

　　做好電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲于磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份，即采用“AB 備份法”進行數據的備份，并且每份上注明形成檔案的時間與操作員姓名，貼上保護字樣，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統毀滅，從而使系統不可恢復。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期檢查，定期復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

　　3.2 做好電算化會計檔案的整理和利用

　　電算化會計檔案通過整理，有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據。另外還可以得出本單位、本部門，甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢，使決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定出適合自身發展的行為規范，改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現電算化會計檔案的再利用。

　　3.3 提高財務檔案管理人員的信息化素質

　　財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。

　　參考文獻：

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