這篇檔案核心期刊論文主要探討了在電子檔案和紙質(zhì)檔案管理中的問(wèn)題，信息技術(shù)的到來(lái)給檔案管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)，數(shù)字化產(chǎn)物影響了紙質(zhì)檔案管理，所以現(xiàn)在形成了兩種檔案管理方式，分別是電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理，二者同時(shí)成為電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理工作的重要課題。

　　關(guān)鍵詞：檔案核心期刊論文,紙質(zhì)檔案,電子檔案

　　隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用普及，檔案管理工作也發(fā)生著深刻的變化。數(shù)字化工作的推進(jìn)使得電子檔案大量產(chǎn)生，這在對(duì)管理工作帶來(lái)便捷的同時(shí)，也對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案造成了沖擊：經(jīng)過(guò)數(shù)字化的紙質(zhì)檔案是否還有保存的必要，電子檔案是否需要再傳化為紙質(zhì)檔案是值得檔案工作者思考的問(wèn)題，而鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理模式正逐步形成，如何處理好二者的關(guān)系也成為了電子設(shè)計(jì)企業(yè)檔案工作的重要課題。

　　1紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點(diǎn)

　　紙質(zhì)檔案、電子檔案都是對(duì)人類經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的原始記錄，具有相同的本質(zhì)屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個(gè)性。1.1紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)紙質(zhì)檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價(jià)值的文件直接轉(zhuǎn)換而來(lái)、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)在于載體穩(wěn)定，使用了符合要求的紙質(zhì)載體、書(shū)寫(xiě)材料后，在合理的保存環(huán)境中，使用壽命較長(zhǎng)，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供充分的查考依據(jù)。在優(yōu)點(diǎn)突出的同時(shí)，紙質(zhì)檔案同時(shí)有其自身的劣勢(shì)：在保存方面，紙質(zhì)檔案占用庫(kù)房面積大，易受外界環(huán)境的影響，反復(fù)使用會(huì)造成紙質(zhì)檔案的磨損，而現(xiàn)有的正本副本同時(shí)入庫(kù)的管理模式也造成了庫(kù)容的增大以及紙張的浪費(fèi);在利用方面，在同一時(shí)段，紙質(zhì)檔案只能供一個(gè)對(duì)象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。1.2電子檔案的特點(diǎn)電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，在保存環(huán)境等與紙質(zhì)檔案有差別的同時(shí)，其也具有自身的特點(diǎn)。第一，處理便捷。電子檔案可通過(guò)計(jì)算機(jī)直接處理，對(duì)電子文件的信息進(jìn)行分類、匯總等，將這些信息轉(zhuǎn)換成所需的形式，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的手工操作環(huán)節(jié)。第二，易于共享。電子檔案不受時(shí)間與空間限制，可實(shí)現(xiàn)異地網(wǎng)上信息檢索查詢、案卷借閱，網(wǎng)上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時(shí)在線共享使用，打破了紙質(zhì)檔案利用排它性的局限，使其重復(fù)利用率及共享性高。電子檔案的缺點(diǎn)在于，存在對(duì)技術(shù)的依賴性、載體的不穩(wěn)定性和面臨多重安全風(fēng)險(xiǎn)，雖然借閱了保存的空間，但對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

　　2電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀

　　在實(shí)際管理過(guò)程中，由于紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和載體的緊密結(jié)合使其充分體現(xiàn)了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實(shí)可信的法律憑證，在電力設(shè)計(jì)企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程中，紙質(zhì)檔案充分的發(fā)揮了為工程驗(yàn)收、決算等工作提供真實(shí)的憑證;在發(fā)生工程事故時(shí)提供分清事故責(zé)任的最佳證據(jù)等多種價(jià)值。紙質(zhì)檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設(shè)計(jì)企業(yè)每年約入庫(kù)設(shè)計(jì)圖紙約30余萬(wàn)張，案卷15000余卷。紙質(zhì)檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫(kù)上架的全過(guò)程，均需手工操作，耗時(shí)長(zhǎng)，效率低。而對(duì)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)而言，同類型的工程設(shè)計(jì)圖紙參考、套用的頻率很高，同時(shí)，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質(zhì)載體無(wú)法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業(yè)為例，同類型工程設(shè)計(jì)圖紙?zhí)子寐蚀蠖嘣?5%以上，使用人工調(diào)曬底圖，平均4min/1張，而使用計(jì)算機(jī)輔助下載電子檔案，現(xiàn)有技術(shù)已實(shí)現(xiàn)按項(xiàng)目、專業(yè)以及案卷批量下載，約2.5s/1張，且直接發(fā)接至藍(lán)(白)圖打印機(jī)出圖，大大提高了工作效率，節(jié)省了大量的人力與時(shí)間。

　　3紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的思考

　　從紙質(zhì)檔案和電子檔案特點(diǎn)和在電力設(shè)計(jì)行業(yè)檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優(yōu)點(diǎn)和存在的價(jià)值，既有相對(duì)性和獨(dú)立性，又有統(tǒng)一性，二者相輔相成，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展并不意味著紙質(zhì)檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關(guān)聯(lián)。首先，根據(jù)目前我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點(diǎn)，兩者互相依存、相互兼容、協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點(diǎn)，現(xiàn)有技術(shù)無(wú)法支撐環(huán)境通過(guò)數(shù)字證書(shū)、電子印章等先進(jìn)技術(shù)來(lái)保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價(jià)值，而紙質(zhì)檔案的原始性更具有說(shuō)服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、經(jīng)濟(jì)糾紛、事故責(zé)任認(rèn)定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應(yīng)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件一并歸檔管理。其次，筆者認(rèn)為在現(xiàn)有技術(shù)條件下，電力設(shè)計(jì)企業(yè)從自我保護(hù)的角度出發(fā)，應(yīng)采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質(zhì)檔案。一方面將需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的檔案形式來(lái)保持其原始性、參考性和憑證性;另一方面以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理，以滿足企業(yè)信息資源共享的需求。再次，我們?cè)谌嫱茝V使用電子檔案，享受科學(xué)管理檔案便利的同時(shí)，也應(yīng)清醒的認(rèn)識(shí)到電子檔案管理中的難點(diǎn)，如電子檔案對(duì)存儲(chǔ)條件、使用技術(shù)條件、網(wǎng)絡(luò)安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展帶來(lái)了諸多問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理平臺(tái)，為涉密檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)與管理，對(duì)電子檔案的使用者權(quán)限進(jìn)行限制，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和病毒防御技術(shù)，確保數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)的安全等，力求建成信息資源共享、主頁(yè)美觀、界面友好、檢索方便、數(shù)據(jù)安全的知識(shí)型數(shù)字檔案館。

　　4結(jié)語(yǔ)

　　電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案記錄了中國(guó)電力設(shè)計(jì)水平及電力設(shè)計(jì)企業(yè)發(fā)展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設(shè)計(jì)企業(yè)的重要資源，還為電力設(shè)計(jì)發(fā)展及科學(xué)研究提供憑證和參考，因此更應(yīng)該提高檔案的信息開(kāi)發(fā)和服務(wù)水平，使讓電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質(zhì)檔案和電子檔案在電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案中優(yōu)劣互補(bǔ)。在實(shí)際管理過(guò)程中，必須通過(guò)合理的應(yīng)用方式，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，讓電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案不僅只是停留在參考的層面，更進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)其中的信息資源，使其成為一個(gè)平臺(tái)，讓企業(yè)的資訊與知識(shí)，通過(guò)獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過(guò)程，不斷的回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個(gè)人與企業(yè)的知識(shí)成為企業(yè)智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，為電力設(shè)計(jì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供更加全面、便捷的服務(wù)。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]紀(jì)曉群，等.電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J].蘭臺(tái)世界.2013，(29).

　　[2]薛雯，仲杰.數(shù)字化背景下檔案雙套制管理模式的再思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，(9).

　　[3]陳元明，孟祥芳，谷樂(lè).淺談科研單位電子檔案管理和紙質(zhì)檔案數(shù)字化策略[J].四川檔案，2010，(4).

　　作者：陳薇薇 單位：中國(guó)電力工程顧問(wèn)集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司

　　推薦閱讀：《云南檔案》是創(chuàng)于1985年的云南省唯一的檔案專業(yè)綜合性雜志，國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)行。刊物內(nèi)容涵蓋檔案工作的政策法規(guī)、檔案管理創(chuàng)新、檔案人的時(shí)代風(fēng)采，回顧云南塵封的歷史，展現(xiàn)云南瑰奇秀麗的人文山水。