摘　要：在我國的國有企業中，我們應該不斷更新觀念，與時俱進，努力加強人事檔案資料的管理工作，以適應國有企業對人事檔案管理工作的要求。本文中，筆者對國有企業人事檔案資料信息的收集與利用進行了探討。

　　關鍵字：國有企業,人事檔案,收集利用

　　中圖分類號：G271　　文獻標志碼：A　　文章編號：1000-8772(2013)19-0143-01

　　作為我國人事管理制度的一項重要特色，人事檔案制度是個人身份、學歷、資歷等方面的重要證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系密切相關，具有法律效用，也是記載人生軌跡的重要依據[1]。因此，做好人事檔案資料信息的管理工作是國有企業人力資源部門最重要的一項工作內容。如何做好國有企業人事檔案資料信息的收集與利用?在文中筆者將從以下幾方面進行思考與探討。

　　一、目前國有企業人事檔案資料的收集與利用存在的問題

　　(一)人事檔案管理法規不夠健全

　　現在國有企業中的人事檔案資料信息的管理仍然以中共中央組織部和國家檔案局在1991年頒發的《干部檔案工作條例》和在1996年的頒布的《流動人員人事檔案暫行規定》為管理標準。該管理規范的內容仍對計劃經濟體制中的某些條例或規范有所保留，已經不能適應現代市場經濟體制下的要求，從而給人事檔案資料的收集與利用工作帶來較大的局限和阻礙。隨著國有企業改革的進行，企業所涉及的管理范圍也已經超過了《條例》和《規定》的管理權限，而由于條例和規定的限制，企業不能全面地收集到企業所有階層的人事檔案資料信息，這樣就容易導致企業人才流失，又何談對這些資料進行充分利用。此外，雖然目前相關法規中的細則在被不斷地探索和調整，但是這些調整容易使人事檔案管理工作產生動蕩，又從另一個角度為人事檔案的收集與利用帶來了較大的不確定性。

　　(二)人事檔案管理方式比較單一

　　大部分企業總是在發展經濟、提高效益等方面加大力度，往往在管理上忽視，尤其是人事檔案資料管理一類的看上去對企業的運行影響并不大的方面。因此，人事檔案資料的管理方式一直是傳統的收集、整理、利用等。這種傳統的收集與利用方式已經無法滿足企業的發展需求。古語說，故不積跬步無以致千里。尤其是在國有企業中，人事檔案的收集和利用與企業人才的發現、培養、分配等方面密切相關，仍然采用傳統的統一收集，統一保管，不能結合具體的實際情況來制定管理標準，容易出現千人一面的現象，會給企業的管理帶來不良影響[2]。

　　(三)人事檔案內容不能及時更新

　　由于很多企業對人事檔案管理工作不夠重視，籠統地把人事檔案的收集當成一項枯燥乏味的任務，收集完檔案就將其“陳列”在檔案庫中，公司招納了新人，就將新人的檔案繼續“陳列”。隨著工作壓力以及競爭的增大，國有企業提倡并鼓勵員工進修和深造，提高員工整體素質以利于企業的發展[3]。然而，由于管理制度的滯后，人事檔案不能跟上工作人員更新自我的步伐，造成人才的埋沒和流失，這甚至將會成為阻礙企業發展的不利因素。

　　二、如何做好國有企業人事檔案資料的收集與利用

　　(一)人事檔案資料收集的嚴格性和完整性

　　企業要想做好人事檔案資料的收集工作，筆者認為以下兩個方面應該受到重視。一是相關管理規范的完善，二是收集人事檔案資料的廣泛性。

　　1.完善相關管理規范

　　國有企業人事檔案資料信息管理的各種法律法規、規章制度是保證人事檔案資料管理工作順利進行的重要前提。因此，企業要加大人事檔案管理規范的完善力度，建立健全各種規章制度。企業要將規范制度普及到每個工作人員的心中，可以將相關法規貼到墻上或桌上，時刻提醒工作人員要按法規辦事。在人事檔案資料信息的收集上要注意檔案的分門別類，要及時對工作人員的檔案進行更新或校正，更不能出現虛假信息，要對人事檔案的內容進行認真審查和核實;在人事檔案進行管理時要嚴格按照制度進行，絕不能出現張冠李戴或者故意假用別人身份的現象。可見，進一步完善相關規范制度在人事檔案管理中發揮著不可忽視的作用。

　　2.廣泛地收集人事檔案資料

　　企業每一名成員的檔案都記錄著一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等，在個人轉正定級、職稱申報以及辦理養老保險等方面都起著憑證、依據和參考的作用。因此，企業人事管理部門應該廣泛地、全面地對工作人員的個人檔案進行收集，例如公司成員張某的人事檔案資料要包括大學就讀的學校名稱、所學專業、擔任過的職務、受過哪些獎勵或懲罰以及工作經驗等等，然后對收集到的信息進行及時的檢查與核對。總之，企業收集人員人事檔案資料要做到完整、全面、及時、正確等。

　　(二)人事檔案資料利用的時效性和豐富性

　　企業在進行人事檔案管理時，要注意檔案內容的更新，既要做到對檔案原有的重要內容做有所留，又要將其歸檔之后產生的新的重要舉動和作為進行記錄，做到與時俱進,，及時豐富檔案資料。那么，在利用人事檔案資料時如何發揮其時效性和豐富性?筆者認為應具體從以下幾個方面進行實踐。

　　(下轉第145頁)

　　(上接第143頁)

　　1.改變檔案記錄內容的單一和枯燥

　　人事檔案記載的主要內容除了個人的基本信息、專業能力、經驗經歷等，還可以包括個人的特長、信用、個性特點以及不良記錄等信息，反映出個人的整體情況，使檔案的內容跟上時代的步伐，不再千人一面[4]。

　　2.對檔案資料內容進行定期更新和補充

　　例如企業中履歷表的使用，員工在剛入職時都要填一份履歷表，但并不是該員工的履歷情況就此定格了，隨著時間的推移，在以后的工作中還應該定期讓員工對履歷表的內容進行更新或補充。

　　(三)利用先進的應用軟件，加強人事檔案的資源化和信息化

　　隨著現代企業人才開發戰略的提出和發展，企業的人事管理工作也要滿足企業發展的需求。企業應根據行業的現狀和特點為人事管理部門配備具有較強實用性的人事檔案管理應用軟件，要將檔案的收集、利用以及其他相關管理工作與企業辦公系統的整體自動化相結合，體現出企業的整體性。要建立人事檔案資料信息數據庫，數據庫中可以包括在職的、新聘的或有所調動的各類人員，又要包括退休、離休、下崗等人員;庫中還應包含員工的專業學歷、工作履歷、職業培訓以及行政職務等相關信息。負責人事檔案資料管理的工作人員要有熟練的軟件操作技能，對數據庫隨時進行更新和維護。企業要充分利用軟件的查詢和統計功能，提高軟件運行速度和工作效率，為企業的領導或其他需要的部門及時、有效地提供第一手資料，從而充分發揮人事檔案的資源、信息作用[5]。

　　三、結語

　　人事檔案資料信息的收集和利用是人事檔案管理工作中最重要的兩個環節，決定著人事檔案的真實性、動態性、機密性，發揮著人事檔案的認可性、高效性等特點。人事檔案在企業選拔優秀人才、對員工進行考察上都發揮著重要評判的作用，同時對于企業人才的發掘和更新也需要人事檔案資料作為重要的依據。因此，國有企業務必要規范地、科學地進行人事檔案管理工作，增強人事檔案收集工作的嚴格性和完整性，提高人事檔案利用工作的高效性和豐富性。做好人事檔案管理工作，輔助企業順利發展。

　　參考文獻

　　[1]劉斌.論信息化條件下干部人事檔案的管理與利用[J].漯河職業技術學院學報,2012.06.(81):56.

　　[2]董麗華.對國企人事檔案管理與利用的幾點建議[J].邊看邊議,2008.02(97):76.

　　[3]劉群.國企人事檔案管理工作淺析.國企人事檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案,2012.3(59):67.

　　[4]趙莉萍.淺談人事檔案工作中需要注意的若干問題[J].浙江人事,2008.11.(25).

　　[5]王新亞.解析當前人事檔案管理存在的問題[J].辦公室業務,2011.10(125).