1 定義
歸檔，文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)。
立卷，按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門別類的整理成案卷，亦稱組卷。
案卷，由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。
卷內(nèi)目錄，登錄案卷內(nèi)文件題名及其特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷內(nèi)文件之前。
卷內(nèi)備考表，卷內(nèi)文件狀況的記錄單,排列在卷內(nèi)文件之后。
檔號(hào)，以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
2 工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求
2.1工程文件的歸檔范圍
對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。
2.2歸檔文件的質(zhì)量要求
歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程。案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。文件材料歸檔范圍參照《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案分類編號(hào)及保管期限對(duì)照表》。案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm*210mm)。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面,破損的要先修復(fù).幅面一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(297mm × 210mm)或國(guó)家通用16開(kāi)型(260mm × 185mm)。圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。
2.3組卷原則
組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)．保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系：分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求．案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm. 同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開(kāi)，并按請(qǐng)示在前、批復(fù)在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列，當(dāng)卷內(nèi)有不符合文件材料的載體和書寫材料耐久性要求的文件，例如采用圓珠筆、純藍(lán)墨水等書寫時(shí)，要對(duì)文件進(jìn)行復(fù)印，按復(fù)印件在前，原件在后組卷排列。
2.4 組卷方法
2.4.1施工工程類文件
開(kāi)工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、項(xiàng)目劃分報(bào)審、現(xiàn)場(chǎng)組織機(jī)構(gòu)及主要人員報(bào)審表、施工設(shè)備進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)可按單位工程組卷，
技術(shù)要求、施工方案、施工技術(shù)交底、進(jìn)度計(jì)劃、施工日志、設(shè)計(jì)通知、工程變更建議書、分部開(kāi)工申請(qǐng)表及批復(fù)、合同款支付文件、施工放樣報(bào)驗(yàn)單、施工測(cè)量成果申報(bào)表可按單位工程、時(shí)間順序組卷，
報(bào)告單可按報(bào)告類別、時(shí)間順序組卷。
2.4.2施工質(zhì)檢類文件
單元工程質(zhì)量評(píng)定表可按單位工程項(xiàng)目劃分的順序組卷，
原材料進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)報(bào)告單、施工原始記錄可按類別、時(shí)間順序組卷，
中間產(chǎn)品可按單位工程、時(shí)間順序或單位工程、分部工程順序組卷，
試驗(yàn)報(bào)告可按類別、時(shí)間順序組卷。
峻工圖可按單位工程、專業(yè)、名稱排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。
設(shè)備文件按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。
3 案卷的編目
3.1檔號(hào)填寫
檔號(hào)應(yīng)填寫全宗號(hào)、分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)。全宗號(hào)由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況自行設(shè)定，需向國(guó)家檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)另定；分類號(hào)是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號(hào)；項(xiàng)目代號(hào)是指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號(hào)，目錄號(hào)一般指分類目錄號(hào)；案卷號(hào)指科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。檔案館號(hào)應(yīng)填寫國(guó)家檔案行政部門賦予的檔案館代碼。
3.2案卷封面和脊背的編制
案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式．主要內(nèi)容如下：
案卷題名，應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。
立卷單位，應(yīng)填寫文件組卷部門或項(xiàng)日負(fù)責(zé)部門；
起止日期，起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。
保管期限．應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限；
密級(jí)，應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級(jí)；
檔號(hào)，應(yīng)依據(jù)建設(shè)單位提供的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)方案，填寫檔案的項(xiàng)目代號(hào)、分類
號(hào)和案卷流水號(hào)。
案卷脊背，應(yīng)填寫保管期限、檔號(hào)和案卷題名或關(guān)鍵詞。
案卷封面及脊背的檔號(hào)，暫用鉛筆填寫；移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。
3.3 卷內(nèi)目錄的編制
卷內(nèi)目錄式樣見(jiàn)圖。
科技檔案卷內(nèi)文件目錄
案卷號(hào)：

案卷題名
序號(hào)	責(zé)任者	編號(hào)	文件題名	文件日期	頁(yè)號(hào)

 
序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序。
文件編號(hào)應(yīng)填寫科技文件材料的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等。
責(zé)任者應(yīng)填寫科技文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。
文件材料題名應(yīng)填寫科技文件材料的全稱。
日期應(yīng)填寫科技文件材料的形成日期。
頁(yè)號(hào)應(yīng)填寫每件科技文件材料的首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁(yè)面均應(yīng)編寫頁(yè)號(hào)；每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“001”開(kāi)始。頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懳募谟蚁陆牵浑p面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁(yè)號(hào)編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方；成套圖樣印刷成冊(cè)的科技文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁(yè)號(hào);與其他科技材料組成一卷的,應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后,將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄,不
必重新編寫頁(yè)號(hào),可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)
3.4卷內(nèi)備考表的編制
說(shuō)明包括:案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。案卷備考表的說(shuō)明，主要說(shuō)明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁(yè)碼錯(cuò)誤情況、文件的更換情況等。沒(méi)有需要說(shuō)明的事項(xiàng)可不必填寫說(shuō)明。
立卷人應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名。
立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。
檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。
檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。
互見(jiàn)號(hào)應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。
4 案卷的裝訂
案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。不裝訂的案卷,應(yīng)在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章。案卷內(nèi)不允許有金屬物，裝訂前要將訂書釘、回形針等金屬物剔除。
5 卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料
科技檔案案卷卷皮采用卷盒、卷夾兩種形式。卷盒的外表面規(guī)格為:305mm×220mm,厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六種。卷夾的外表面規(guī)格為:305mm×220mm,厚度為20mm。卷皮宜使用無(wú)酸卷皮，采用牛皮紙板雙裱壓制,或黃板紙制作,外裱牛皮紙。
卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表規(guī)格為：297mm×210mm，宜采用70g/m²以上白色書寫書紙制作。
案卷脊背標(biāo)簽與卷盒的長(zhǎng)度和厚度相同,即305mm×10(20,30,40,50,60)mm。案卷脊背標(biāo)簽宜采用150g/m²白色書寫紙制作,案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上。案卷脊背的內(nèi)容包括檔號(hào)、案卷題名。
6竣工圖編制
6.1竣工圖編制要求
竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況，竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更，施工及質(zhì)檢記錄相符合。按施工圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。一般性圖紙變更及符合杠改或劃改耍求的變更，可在原圖上更改。在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號(hào)和條款號(hào)。無(wú)法在圖紙上表達(dá)清楚的，應(yīng)在標(biāo)題欄上方或左邊用文字說(shuō)明，加蓋并簽署竣工圖章。涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項(xiàng)目等重大改變及圈面變更面積超過(guò)35％的，應(yīng)重新繪制竣工圖。重繪圖按原圈編號(hào)，末尾加注“竣”宇，或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”，并簽署竣工圖章。
竣工圖圖幅應(yīng)按GB／T10609．3要求統(tǒng)一折疊．
編制竣工圖總說(shuō)明及各專業(yè)的編制說(shuō)明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況．
6.2竣工圖章的使用
竣工圖章示例如下：

×××××××××竣工圖
編制單位	×××××××
編制人	技術(shù)負(fù)責(zé)人	編制日期
監(jiān)理單位		審核人	日期
×××××××

竣工圖章尺寸為50mm*80mm，使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。
所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章。竣工圖章中的內(nèi)容填寫應(yīng)齊全、清楚，不得代簽。
7聲像材料整理
聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說(shuō)明，對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。
工程資料完成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，移交進(jìn)館是最終的要求。
結(jié)語(yǔ)：本文結(jié)合在南水北調(diào)工程建設(shè)中資料整理的工作要求和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案整理要求及方法進(jìn)行了總結(jié)，以供大家在檔案整理工作中參考。